Responsabilité de l’Agent comptable : nature, mise en jeu, incidences de la mise en cause

samedi 25 mars 2000
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LA RESPONSABILITE

L’Agent Comptable est responsable des actes qu’il accomplit devant le Conseil d’Administration ainsi que devant les autorités qui l’ont agréé.

Nature de la responsabilité :

Elle est indépendante de la responsabilité civile et pénale, elle s’apparente à celle des comptables publics.

Il s’agit d’une responsabilité objective sans faute : la responsabilité de l’Agent Comptable peut être engagée en l’absence de toute faute, indépendamment de l’action civile, pénale ou disciplinaire, dès lors qu’il n’aura pas appliqué les règles édictées par les articles D253-1 à D 253-58 du Code de la sécurité Sociale.

A contrario, le Conseil d’Administration ne peut prononcer aucune sanction à son égard si l’Agent Comptable a agi en conformité avec les dispositions sur la gestion financière et comptable, telles que liées par le décret du 10 août 1993.

Etendue de la responsabilité :

L’Agent Comptable est personnellement et pécuniairement responsable de l’ensemble des opérations comptables et financières :
- tenue de la comptabilité
- trésorerie
- encaissement des recettes
- paiement des dépenses
- conservation des pièces justificatives

Cette responsabilité s’étend à toutes les opérations du poste qu’il occupe depuis la date de son installation jusqu’à celle de sa cessation de fonctions. Elle ne peut être mise en jeu en raison de la gestion de ses prédécesseurs que pour les opérations qu’il a prises en charge sans réserve lors de la remise de service ou qui n’auraient pas été contestées par le comptable entrant dans les délais prévus.

LA MISE EN JEU DE LA RESPONSABILITE

La responsabilité de l’Agent Comptable peut être mise en jeu par :
- le Conseil d’Administration, soit d’office en cas de fraude ou à la demande de la Commission de Contrôle après examen des comptes de l’organisme
- les administrations de Tutelle, suite aux opérations de contrôle
- par l’autorité compétente pour approuver les comptes : le Directeur Régional des Affaires Sanitaires et Sociales
- par le Ministre chargé de la Sécurité Sociale à la demande de la Cour des Comptes

Elle est mise en jeu, toujours de manière motivée, dès lors :
- qu’un déficit ou manquant a été constaté
- qu’un encaissement n’a pas été effectué ou qu’une dépense a été irrégulièrement payée
- qu’un contrôle a constaté une rupture de l’équilibre comptable

A noter qu’en matière d’erreurs, c’est la responsabilité de l’organisme qui peut par principe être recherchée au travers de son assurance.

Il découle de la rédaction de l’article D 253-74 que, quelle que soit l’origine du déficit constaté, fraude interne ou externe, provenant des services ordonnateurs ou comptables, la responsabilité de l’Agent Comptable doit être mise en oeuvre pour le montant total de la fraude ou du détournement (lettre ministérielle du 3 décembre 1998).

Les circonstances ayant entraîné le débet seront examinées au moment de la demande en décharge de responsabilité ou de la remise gracieuse pour arrêter le montant à laisser à la charge de l’Agent Comptable, toujours selon la position ministérielle.

La mise en cause de l’Agent Comptable suppose que le débet puisse être chiffré.

Dès la découverte du fait pouvant mettre en cause la responsabilité de l’Agent Comptable, l’Agent Comptable a tout intérêt à :
- contacter sa société de cautionnement
- contacter son assurance, et,
- si cela est possible, de déposer plainte avec constitution de partie civile dans les cas de vols, disparitions ou mettant en cause un agent de l’organisme ;

En cas de fraude interne, le Directeur doit informer immédiatement :
- l’autorité de tutelle qui va diligenter une enquête (sur laquelle statuera le Conseil pour décider ou non de la mise en cause de la responsabilité de l’Agent Comptable)
- la Caisse Nationale,
- le président du Conseil d’Administration et
- de manière rapprochée le Conseil lui-même ;

LES INCIDENCES DE LA MISE EN CAUSE DE LA RESPONSABILITE

Dès que la responsabilité de l’Agent Comptable a été mise en jeu, le Directeur de l’organisme doit émettre un ordre de recette à l’intention de l’Agent Comptable. ce dernier doit combler de ses deniers, le déficit ou le manquant. le montant du manquant est immédiatement comptabilisé au compte débet des comptables.

Le débet est notifié par lettre recommandée avec accusé de réception par le Ministre à l’Agent Comptable et au Directeur sous couvert de la tutelle locale. Il est demandé à l’Agent Comptable s’il souhaite recourir à sa société de cautionnement ou s’il préfère régler directement.

S’il accepte de régler, c’est normalement lui ou son assurance personnelle qui couvre le débet. Sinon, et toujours si les voies de recours n’ont pas été utilisées ou épuisées, l’autorité de tutelle écrit à la société de cautionnement pour couvrir le débet dans la limite du cautionnement. la dite société pourra ensuite se retourner vers son adhérent.

dans le cas général, l’Agent Comptable va demander le sursis.

LE SURSIS

Sauf en cas de fraude ou de détournement, l’Agent Comptable peut demander un sursis pour le versement du débet, dans un délai de quinez jours, au Conseil d’Administration ou à l’autorité de Tutelle.

La durée du sursis est limitée à un an. Il peut être prolongé si l’Agent Comptable a demandé une décharge de responsabilité ou une remise gracieuse.

LES VOIES DE RECOURS INITIALES

l’Agent Comptable peut contester à ce stade devant le Tribunal Administratif (ou le Conseil d’Etat s’il s’agit d’une décision ministérielle) dans le respect des délais juridictionnels le bien fondé de la mise en cause et la qualification du caractère frauduleux.

Cette voie de recours, éventuellement précédée d’un recours hiérarchique, permet de revendiquer automatiquement un droit à sursis.

LA DEMANDE EN DECHARGE DE RESPONSABILITE

Possible seulement si l’Agent Comptable n’est pas reconnu coupable de malversation ou de détournement, la demande est adressée au Conseil d’Administration si ce dernier a prononcé la mise en cause de la responsabilité de l’Agent Comptable, ou à l’autorité de Tutelle.

Le Conseil d’Administration ou l’autorité de Tutelle statue dans un délai de six mois maximum.

Ils peuvent décider soit :
- d’accorder ou de refuser la décharge totale ou partielle de responsabilité en cas de force majeure, notion de la jurisprudence administrative qui renvoie à un phénomène extérieur, imprévisible et irrésistible (incendie, inondation, vol, ou circonstances particulières qui empêcheraient l’Agent Comptable d’agir différemment malgré ses contrôles)
- d’accorder la décharge partielle si le manquant est le fait du Fondé de Pouvoir ou des délégataires.

La demande de décharge de responsabilité n’est pas soumise à l’autorité de tutelle en dessous d’un montant minimum (1000FF, soit 150 € ??).

En cas de rejet de la demande, l’Agent Comptable peut effectuer un recours en contentieux administratif, obligatoirement précédé d’un recours hiérarchique. Le juge administratif ne peut alors à ce stade infirmer la décision de l’autorité compétente qu’en cas d’erreur manifeste d’appréciation des circonstances entourant la survenance de la cause du débet dans la décision de refus de décharge.

LA DEMANDE DE REMISE GRACIEUSE

Si la décharge de responsabilité n’est pas accordée, l’Agent Comptable peut demander au Conseil d’Administration ou à l’autorité de Tutelle qui l’a mis en cause, une remise gracieuse si la bonne foi est établie et si sa situation patrimoniale ne lui permet pas d’acquitter sa dette sans subir une diminution notable de son niveau de vie.

Les sommes allouées dans le cadre d’une décharge de responsabilité ou d’une remise gracieuse sont supportées par le budget de l’organisme.

Les décisions de décharge de responsabilité (article D 253-78) et de remise gracieuse (article d 253-79) n’ont plus à être soumises pour approbation au Ministre (lettre ministérielle du 13 février 1998).

Par contre, la notification de la somme définitivement mise à la charge de l’Agent Comptable demeure soumise à la décision du Ministre si elle est supérieure à un montant minimum (1000FF, soit 150 € ??).

Là encore, en cas de rejet de la demande, l’Agent Comptable peut effectuer un recours en contentieux administratif, obligatoirement précédé d’un recours hiérarchique. Le juge administratif ne peut alors à ce stade infirmer la décision de l’autorité compétente qu’en cas d’erreur manifeste d’appréciation sur la situation personnelle et patrimoniale de l’Agent Comptable dans la décision de refus de remise gracieuse.

LA COMPTABILISATION DU DEBET

Le manquant est constaté au débit du compte 42971 "Déficits constatés" par le crédit du compte concerné (compte de trésorerie ou compte de tiers). Il est soldé par le débit d’un compte de trésorerie s’il y a couverture immédiate du débet.

S’il y a sursis à ajustement du manquant, le déficit est alors porté au débit du compte 42972 "Débets". Ce dernier est apuré :
- soit par les sommes définitivement à la charge de l’Agent Comptable et remboursée par lui, par son assurance, ou par le biais de la société de cautionnement,
- soit par des comptes de charges exceptionnelles (67187) correspondant à la partie du débet finalement non laissée à l’Agent Comptable (décharge de responsabilité ou remise gracieuse).

SUITES DES MISES EN DEBET

L’Agent Comptable qui a couvert le montant du déficit mis à sa charge peut à titre personnel poursuivre le recouvrement de la somme correspondante.

Dans le cas où des recouvrements sont opérées alors que le débet a déjà été couvert, les sommes servent à rembourser l’organisme pour la partie laissée à sa charge, le comptable pour le surplus, même s’il a depuis cessé ses fonctions.

LA REQUISITION

l’Agent Comptable qui constate à l’occasion des vérifications auxquelles il est tenu une irrégularité doit surseoir au paiement et aviser immédiatement le Directeur ou l’autorité compétente dans le cas de tiers.

Toutefois, le Directeur peut, sous sa responsabilité personnelle et pécuniaire, et sous le contrôle du Conseil d’Administration, requérir par écrit qu’il soit passé outre au refus de paiement (article D 253-24 et 25 du CSS).

La réquisition a pour effet d’engager la responsabilité personnelle du Directeur, qui est alors mis en cause dans les mêmes conditions que pour l’Agent Comptable.

LA SUSPENSION

A noter que l’Agent Comptable qui refuse, soit à la Commission de Contrôle, soit à un vérificateur habilité de présenter sa comptabilité ou d’établir l’inventaire des fonds et valeurs est immédiatement suspendu de ses fonctions par l’autorité de tutelle.

La suspension est également prononcée s’il est constatée une irrégularité de nature telle que sa probité puisse être mise en doute.