Articles D 253 du Code de la Sécurité sociale

Les dispositions D 253-69 à D 253-83 ont été annulées par la décision du Conseil d’Etat, en date du 28 avril 2004
mardi 4 mai 2004
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Nouvelle lecture du décret du 10.08.93


Relations avec les usagers


Décret 93-1004 du 10 août 1993

Modifié par :

§ le décret n° 93-1166 du 14 octobre 1993

§ le décret n° 95-976 du 25 août 1995

§ le décret n° 96-447 du 23 mai 1996

§ le décret n° 97-266 du 18 mars 1997

Certaines dispositions sont applicables aux régimes d’assurance maladie des non salariés non agricoles en application de l’article D.613-5. L’indication en est donnée après l’article concerné.

CODE DE LA SECURITE SOCIALE (Partie Réglementaire - Décrets simples)

Chapitre 3 : Gestion financière et comptable

Article D.253-1

Les articles ci-après s’appliquent aux organismes de sécurité sociale suivants : caisses primaires et régionales d’assurance maladie, caisses d’allocations familiales, caisse régionale d’assurance vieillesse des travailleurs salariés de Strasbourg, unions de recouvrement, centres de traitement informatique intercaisses, unions et fédérations de caisses, union des caisses nationales de sécurité sociale, caisses générales de sécurité sociale.

Article D.253-2

Les opérations financières et comptables des organismes visés à l’article D. 253-1 qui résultent des missions qui leur ont été confiées par les dispositions législatives et réglementaires concernent les recettes, les dépenses, la trésorerie et le patrimoine. Elles sont assurées par un directeur et un agent comptable.

Section 1

Directeur et agent comptable

Sous-section 1

Directeur

Article D.253-3

Le directeur est nommé et agréé conformément aux articles R. 121-1 (5°) et R. 122-1.

Article D.253-4

Le directeur exerce les fonctions d’ordonnateur. A ce titre, conformément aux dispositions de l’article R. 122-3, il engage et liquide les dépenses, constate ou liquide les créances de l’organisme sous le contrôle du conseil d’administration. Il a seul qualité pour émettre les ordres de recettes et de dépenses. Il est seul chargé des poursuites à l’encontre des débiteurs de l’organisme.

Article D.253-5

Le directeur et le directeur adjoint et leurs conjoints ne peuvent assumer les fonctions d’agent comptable ou de délégué de l’agent comptable.

Sauf autorisation du préfet de région, les délégués du directeur ou leurs conjoints ne peuvent assumer les fonctions d’agent comptable ou de délégués de l’agent comptable.

Dispositions applicables au régime d’assurance maladie des TNS non agricoles

Article D.253-6

Le directeur peut, conformément aux dispositions de l’article R. 122-3, déléguer, sous sa responsabilité, une partie de ses pouvoirs à certains agents de l’organisme.

Il peut déléguer, à titre permanent, sa signature au directeur adjoint de la caisse ou à un ou plusieurs agents de l’organisme.

Cette délégation doit préciser, pour chaque délégué, la nature des opérations qu’il peut effectuer et leur montant maximum s’il y a lieu.

L’agent comptable est dépositaire d’un exemplaire certifié des signatures du directeur et de ses délégués.

Article D.253-7

Conformément aux dispositions de l’article R. 122-3, en cas de vacance d’emploi, d’absence momentanée ou d’empêchement du directeur, ses fonctions sont exercées par le directeur adjoint. Si la vacance est définitive, le conseil d’administration procède à la nomination dans les six mois au plus tard.

En cas d’absence ou d’empêchement du directeur ou du directeur adjoint ou, à défaut de directeur adjoint, les fonctions de directeur sont exercées par un agent de l’organisme désigné à cet effet dans les conditions prévues au 7° de l’article R. 121-1.

Sous-section 2

Agent comptable

Article D.253-8

L’agent comptable est nommé et agréé conformément aux articles R. 121-1 (5°) et R. 122-1.

Article D.253-9

L’agent comptable, conformément aux termes de l’article R. 122-4, est l’agent de direction qui est chargé, sous sa responsabilité personnelle et pécuniaire et sous le contrôle du conseil d’administration, de l’ensemble des opérations financières et comptables de l’organisme ; il est placé sous l’autorité administrative du directeur.

L’agent comptable peut se voir confier par le directeur toute mission compatible avec ses attributions.

Article D.253-10

Sauf autorisation du préfet de région, l’agent comptable ne peut, dans les locaux de l’organisme, remplir les fonctions de caissier, trésorier ou comptable d’une institution non soumise au contrôle du préfet.

Article D.253-11

L’agent comptable est seul chargé, dans les conditions fixées par les articles ci-après :

1. De la tenue de la comptabilité de l’organisme ;

2. De l’encaissement des recettes ;

3. Du paiement des dépenses ;

4. Des opérations de trésorerie ;

5. De la conservation des pièces justificatives des opérations et des documents comptables.

Il a seul qualité :

1. Pour opérer tout maniement de fonds et valeurs et tout mouvement sur comptes externes de disponibilités ;

2. Pour assurer la garde et la conservation des fonds et valeurs appartenant à l’organisme.

Il est responsable de la sincérité des écritures.

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Paragraphe 1 : Installation et remise de service

Article D.253-12

L’agent comptable ne peut exercer ses fonctions sans avoir été installé par le directeur régional des affaires sanitaires et sociales ou son représentant et par le trésorier-payeur général ou son représentant, en présence du directeur de l’organisme.

Au préalable, il doit fournir en garantie de sa gestion un cautionnement dont le montant est fixé par un arrêté conjoint du ministre délégué au budget et du ministre chargé de la sécurité sociale.

Simultanément à l’installation de l’agent comptable entrant, il est procédé à la remise de service de l’agent comptable sortant.

L’installation de l’agent comptable et la remise de service de l’agent comptable sortant donnent lieu à l’établissement d’un procès-verbal dressé contradictoirement.

L’agent comptable entrant dispose d’un délai de six mois, renouvelable une fois, pour formuler des réserves écrites, motivées de façon précise sur la gestion de son prédécesseur ; il adresse ses réserves aux autorités ayant procédé à son installation et à sa remise de service.

Paragraphe 2 : Désignation des mandataires

Article D.253-13

Après avoir été installé, l’agent comptable doit, sous sa responsabilité, se faire suppléer, pour tout ou partie de ses attributions, par un ou plusieurs fondés de pouvoir agréés par le conseil d’administration, munis d’une procuration régulière. Ces procurations doivent être transmises pour information au directeur.

L’agent comptable peut également charger :

1° Des agents de l’organisme de l’exécution de certaines opérations, et notamment des vérifications.

Les délégations données aux agents de l’organisme doivent préciser, pour chaque délégué, la nature des opérations qu’il peut effectuer et leur montant maximum.

2° Un centre agréé par arrêté du ministre chargé du budget et du ministre chargé de la sécurité sociale des opérations d’encaissement de certains moyens de paiement.

Les délégations données aux responsables des centres agréés font l’objet d’une convention établie entre l’agent comptable et les centres, approuvée par le directeur de l’organisme de sécurité sociale. Une convention type définie par le ministre chargé de la sécurité sociale et le ministre chargé du budget précise les conditions dans lesquelles la délégation s’exécute.

Les fondés de pouvoir et les responsables des centres agréés ayant reçu délégation de l’agent comptable sont astreints à la constitution d’un cautionnement dont le montant est fixé par un arrêté conjoint du ministre chargé du budget et du ministre chargé de la sécurité sociale.

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Paragraphe 3 : Intérim

Article D.253-14

En cas de vacance d’emploi, d’absence momentanée ou d’empêchement de l’agent comptable, ses fonctions, limitées à trois mois, sont exercées par le fondé de pouvoir conformément à l’article R.122-4.

L’installation de l’agent comptable intérimaire s’effectue dans les conditions de l’article D. 253-12. La durée de ses fonctions est limitée à six mois renouvelable par délibération du conseil d’administration.

Section 2

Opérations

Article D.253-15

Les opérations de recettes et de dépenses donnent lieu à l’établissement d’ordres de recette et d’ordres de dépense.

Dispositions applicables au régime d’assurance maladie des TNS non agricoles

Des régies de recettes et de dépenses peuvent être créées [dispositions applicables au régime d’assurance maladie des TNS non agricoles] auprès des organismes de sécurité sociale visés à l’article D. 253-1 suivant les modalités fixées par une instruction particulière du ministre chargé du budget et du ministre chargé de la sécurité sociale.

Sous-section 1

Opérations de recette

Article D.253-16

Le directeur est chargé du recouvrement des cotisations et majorations de retard conformément aux dispositions des articles L. 243-1 et R. 243-1 à R. 243-21. Il est seul chargé de la liquidation et du recouvrement contentieux des créances autres que les cotisations. Sauf en matière de cotisation, l’agent comptable est chargé du recouvrement amiable des créances.

Les ordres de recette individuels ou collectifs, établis et signés par le directeur, sont transmis, accompagnés, s’il y a lieu, des pièces justificatives, à l’agent comptable, qui les prend en charge, les date et les signe après vérification.

Les contrôles pourront être sélectifs suivant la nature de la recette.

Il est fait recette du montant intégral des produits sans contraction entre les recettes et les dépenses.

Les ordres de recette sont conservés par l’agent comptable.

Article D.253-17

Les recettes de toute nature, à l’exception de celles visées aux articles D. 253-17-1 à D. 253-17-4, se rattachent à l’exercice au cours duquel elles ont été liquidées.

Au début de chaque exercice, le directeur dispose d’un délai de dix jours pour procéder à l’émission des ordres de recettes correspondant aux droits acquis au cours de l’exercice précédent.

Article D.253-17-1

Les cotisations, majorations de retard et pénalités se rattachent à l’exercice au cours duquel les droits des organismes de recouvrement visés à l’article D. 253-1 ont été acquis. Au début de chaque exercice le directeur dispose d’un délai de deux mois pour constater les droits acquis sur cotisations, majorations de retard et pénalités au cours de l’exercice précédent.

Pour les organismes autres que ceux mentionnés ci-dessus, au début de chaque exercice le directeur dispose d’un délai d’un mois pour constater les droits acquis sur cotisations, majorations de retard et pénalités au cours de l’exercice précédent.

Article D.253-17-2

Les cotisations qui se rattachent à un exercice mais dont les justificatifs n’ont pas été produits au cours de cet exercice sont comptabilisées à la clôture de l’exercice en produits à recevoir. L’évaluation forfaitaire de ces produits est justifiée par un état établi par les organismes de recouvrement valant pièce justificative à la comptabilisation de ces produits à recevoir.

Article D.253-17-3

Dès lors que le recouvrement sur le cotisant de tout ou partie de la créance des organismes de recouvrement apparaît incertain, cette créance doit être considérée comme douteuse et transférée au compte correspondant ouvert à cet effet au plan comptable des organismes de sécurité sociale.

Article D.253-17-4

Une provision pour dépréciation doit être constituée par les organismes de recouvrement dès lors que le recouvrement de la créance s’avère incertain. Le montant de cette provision est évalué en fonction de la situation particulière des débiteurs de cotisations. Ce montant peut être calculé à partir d’une estimation forfaitaire sous réserve que la méthode retenue permette une approximation suffisante retenant comme référence des créances et des situations de même nature dont les risques de non-recouvrement sont identiques.

La comptabilisation des provisions est justifiée par un état fixant le montant des provisions arrêté suivant les principes de calcul visés à l’alinéa précédent.

Lorsque la créance devient irrécouvrable, il est fait application par les organismes de recouvrement des dispositions de l’article D. 243-2.

Article D.253-17-5

Une instruction conjointe du ministre chargé du budget et du ministre chargé de la sécurité sociale détermine les règles générales relatives aux principes comptables visés aux articles D. 253-17-1 à D. 253-17-4.

Une instruction de l’Agence centrale des organismes de sécurité sociale fixe les modalités pratiques de mise en œuvre, par les organismes de recouvrement visés à l’article D. 253-1, des dispositions contenues dans les articles visés à l’alinéa précédent. Cette instruction précise notamment les principes retenus pour le calcul des provisions. Les méthodes de contrôle, mises en œuvre par l’ACOSS, des opérations de régularisation sont également décrites dans cette instruction.

Sous-section 2

Opérations de dépenses

Article D.253-18

Le directeur a seul qualité pour engager et liquider les dépenses de l’organisme dans le cadre de ses pouvoirs propres ou de la délégation qu’il a reçue du conseil d’administration.

Les ordres de dépense individuels ou collectifs, établis et signés par le directeur, sont transmis, accompagnés, s’il y a lieu, des pièces justificatives, à l’agent comptable, qui les prend en charge, les date et les vise après vérification et procède à leur règlement.

Les ordres de dépense sont conservés par l’agent comptable.

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Article D.253-19

Les dépenses de toute nature, ainsi que les dépenses des gestions budgétaires, se rattachent à l’exercice au cours duquel elles sont liquidées et ordonnancées. Les dépenses budgétaires concernent également celles qui ne peuvent être engagées qu’après autorisation du ministre chargé de la sécurité sociale au titre des œuvres sociales.

Au début de chaque exercice, le directeur dispose d’un délai de dix jours pour émettre les ordres de dépenses correspondant aux services faits au cours de l’exercice précédent.

Article D.253-19-1

Les dépenses relatives aux gestions techniques qui ont fait l’objet d’un service fait ou d’une ouverture de droits au cours d’un exercice sont comptabilisées au titre de cet exercice par les organismes visés à l’article D. 253-1. Au début de chaque exercice le directeur dispose d’un délai de dix jours pour constater les opérations ayant fait l’objet d’un service fait ou d’une ouverture de droits au cours de l’exercice précédent.

Les dispositions du présent article sont applicables aux organismes visés à l’article D. 253-1, à l’exclusion de tous autres organismes.

Pour les organismes autres que ceux mentionnés à l’alinéa précédent, le directeur dispose d’un délai d’un mois pour constater les opérations ayant fait l’objet d’un service fait ou d’une ouverture de droits au cours de l’exercice précédent.

Article D.253-19-2

Dès lors qu’il est constaté des dettes, nettement précisées quant à leur objet, mais dont l’incertitude porte sur le montant, en l’absence de pièce justificative fixant de manière définitive celui-ci, soit sur l’échéance, des charges à payer sont comptabilisées par les organismes. La comptabilisation des charges à payer est justifiée par un état fixant le montant de ces charges.

Article D.253-19-3

Des provisions pour risques et charges sont constituées dès lors que des événements survenus ou en cours, nettement précisés quant à leur objet, mais dont la réalisation est incertaine, sont susceptibles de se produire et que le montant des risques et charges ne peut être évalué avec exactitude.

Le montant de ces provisions peut être apprécié à l’aide de méthodes forfaitaires ou statistiques. Leur évaluation doit se référer à des données historiques précises. La comptabilisation des provisions par les organismes est justifiée par un état fixant le montant des provisions arrêté suivant les principes visés à l’alinéa précédent.

Article D.253-19-4

Une instruction conjointe du ministre chargé du budget et du ministre chargé de la sécurité sociale détermine les règles générales relatives aux principes comptables visés aux articles D. 253-19-1 à D. 253-19-3.

Une instruction des caisses nationales du régime général, chacune pour ce qui la concerne, fixe les modalités pratiques de mise en œuvre par les organismes visés à l’article D. 253-1 des dispositions contenues dans les articles visés à l’alinéa précédent. Cette instruction précise notamment les principes retenus pour le calcul des provisions et des charges à payer. Les méthodes de contrôle, mises en œuvre par les caisses nationales, des opérations de régularisation sont également décrites dans cette instruction.

Article D.253-20

Les frais et accessoires se rattachent au même exercice que la dépense principale.

Article D.253-21

L’agent comptable peut payer sans ordonnancement préalable certaines catégories de dépenses, dont la liste est dressée par le ministre chargé de la sécurité sociale et le ministre chargé du budget, sous réserve que les crédits soient disponibles.

Article D.253-22

Les contrôles de l’agent comptable portent sur les points suivants :

1° La qualité du signataire ou de son délégué ;

2° La disponibilité des crédits ;

3° L’exacte imputation de la dépense ;

4° La validité de la créance ;

5° Le caractère libératoire du règlement ;

6° L’exécution du service fait par les agents mis à disposition.

Ces contrôles seront sélectifs suivant la nature de la dépense.

Article D.253-23

L’agent comptable qui à l’occasion des vérifications auxquelles il est tenu constate une irrégularité doit surseoir au paiement et aviser le directeur de la caisse ou, pour les prestations gérées pour le compte de tiers, l’autorité qui instruit le dossier préalablement à l’engagement, la liquidation et l’ordonnancement de ces prestations.

Lorsque l’agent comptable a suspendu le paiement des dépenses, le directeur peut par écrit et sous sa responsabilité requérir l’agent comptable de payer.

La réquisition de paiement a pour effet d’engager la responsabilité personnelle et pécuniaire du directeur. La responsabilité de directeur est mise en cause dans les conditions fixées par les articles D. 253-73 à D. 253-78.

Article D.253-24

Lorsque, par application de l’alinéa 2 de l’article D. 253-23 ci-dessus, le directeur a requis l’agent comptable de payer, celui-ci défère à la réquisition, annexe à l’ordre de dépense l’original de la réquisition et en rend compte au conseil d’administration ; il doit refuser de déférer à l’ordre de réquisition dans les cas visés à l’article D. 253-25 ci-après.

Article D.253-25

L’agent comptable doit refuser de déférer à l’ordre de réquisition lorsque la suspension de paiement est motivée par :

1° Une opposition faite entre les mains de l’agent comptable ;

2° La contestation sur la validité de la créance ;

3° L’absence de service fait ;

4° L’absence ou l’insuffisance de crédits ;

5° La suspension ou l’annulation de la décision du conseil d’administration par application des articles L. 151-1 et L. 151-2 et notifiée à l’agent comptable.

Sous-section 3

Opérations de trésorerie

Paragraphe 1 : Fonds et valeurs

Article D.253-26

Les fonds et valeurs dont l’agent comptable assure la garde doivent être conservés distinctement de ceux qu’il détient à titre personnel.

Ils comprennent :

1° Le numéraire ;

2° Les effets bancaires ;

3° Les titres nominatifs au porteur ou à ordre et les valeurs acquises par l’organisme conformément

à la réglementation en vigueur.

Ils sont suivis en comptabilité par nature d’opération. La position de ces comptes doit être conforme à l’inventaire des fonds et valeurs détenus par l’organisme.

Toute discordance entraîne la mise en jeu de la responsabilité personnelle et pécuniaire de l’agent comptable.

Les manquants sont ajustés par l’agent comptable ; les excédents sont acquis à l’organisme à l’expiration des délais de prescription.

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Article D.253-27

L’ensemble des fonds, valeurs, deniers et tout document justificatif des opérations financières et comptables d’un organisme est détenu en un même lieu et forme une unité de caisse.

Article D.253-28

L’agent comptable a qualité pour recevoir et détenir les titres de propriété et les titres de créances. Il en assure la conservation et la garde.

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Paragraphe 2 : Disponibilités et mouvements de fonds

Article D.253-29

Un compte spécial d’exécution est ouvert d’office au nom de chaque organisme auprès des comptables du Trésor, préposés de la Caisse des dépôts et consignations.

Article D.253-30

Les comptes externes de disponibilités sur lesquels les fonds de l’organisme peuvent être déposés sont :

1° Les comptes externes de disponibilités ouverts auprès de la Caisse des dépôts et consignations ou de ses préposés ;

2° Les comptes de fonds particuliers tenus par les comptables du Trésor ;

3° Les comptes de dépôts tenus par la Banque de France ou par les établissements agréés.

Les organismes de recouvrement disposent de comptes spéciaux d’encaissement qui ne peuvent servir qu’aux opérations d’encaissement de cotisations.

Les frais afférents au fonctionnement des comptes externes de disponibilités et des comptes spéciaux d’encaissement peuvent être débités d’office ; les frais relatifs aux comptes spéciaux d’encaissement ne peuvent être débités que sur les comptes externes de disponibilités.

Les frais de versement de cotisations sont à la charge de la partie versante.

Article D.253-31

Les comptes de l’article D. 253-30 sont ouverts sur demande de l’agent comptable après avis du directeur de l’organisme. Le trésorier-payeur général du département est informé de l’ouverture de ces comptes.

Article D.253-32

L’agent comptable doit procéder régulièrement au rapprochement de ses écritures et de celles des établissements teneurs des comptes externes de disponibilités. Les réajustements et rectifications sont effectués sous le contrôle du conseil d’administration.

Article D.253-33

L’agent comptable qui fait ouvrir un compte externe de disponibilité auprès d’un établissement non agréé commet une faute professionnelle, passible de sanction disciplinaire sans préjudice de la mise en jeu de sa responsabilité pécuniaire.

Paragraphe 3 : Trésorerie

Article D.253-34

Sont considérés comme opérations de trésorerie tous les mouvements de numéraire, valeurs mobilisables, comptes de dépôts et comptes courants.

Article D.253-35

Les opérations de trésorerie sont effectuées par les agents comptables des organismes de sécurité sociale soit spontanément, soit à la demande du directeur de l’organisme, des représentants qualifiés de l’Agence centrale des organismes de sécurité sociale ou des autorités de tutelle, selon les modalités prévues par les textes relatifs à l’organisation financière et comptable des organismes de sécurité sociale.

Paragraphe 4 : Circuits de trésorerie

Article D.253-36

Dans les conditions fixées aux articles ci-après, l’Agence centrale des organismes de sécurité sociale :

1° Organise les circuits d’encaissement des cotisations et contributions affectées aux caisses nationales de l’assurance maladie, des allocations familiales et d’assurance vieillesse ;

2° Reçoit des organismes chargés du recouvrement le produit desdites cotisations et les contributions résultant des dispositions législatives et réglementaires en vigueur ;

3° Assure la trésorerie des organismes de sécurité sociale, selon les échéanciers que ceux-ci lui adressent ;

4° Procède au règlement, sur instructions des caisses nationales, des créances et dettes nées entre les organismes de sécurité sociale du régime général ainsi qu’au règlement des créances et dettes réciproques de ces organismes et des organismes relevant d’autres régimes de sécurité sociale ;

5° Notifie aux trois caisses nationales le montant des recettes et des dépenses correspondant aux gestions dont elles ont la charge.

Article D.253-37

Il est ouvert un compte unique de disponibilités courantes à la Caisse des dépôts et consignations au nom de l’Agence centrale des organismes de sécurité sociale.

Les subdivisions de ce compte ouvertes au siège et chez les préposés de la Caisse des dépôts et consignations ne peuvent être débitrices.

Le compte unique de disponibilités courantes enregistre, en recettes :

1° Chaque jour, le versement de cotisations encaissées en numéraire ou par l’intermédiaire des comptes spéciaux ouverts conformément à l’article D. 253-30 ;

2° Les versements des cotisations obligatoirement centralisées par les comptables supérieurs du Trésor ;

3° Le montant des contributions résultant des dispositions législatives et réglementaires en vigueur versé directement sur le compte unique de l’ACOSS ouvert à la Caisse des dépôts et consignations ;

4° Les versements d’éventuels excédents de trésorerie provenant des comptes externes de disponibilités des organismes prévus à l’article D. 253-30.

Il enregistre, en dépenses, par l’intermédiaire des comptes spéciaux d’exécution :

1° Le montant des prestations réglées par les organismes ;

2° Le montant des dépenses ou restitutions dont l’Agence centrale des organismes de sécurité sociale ou les autorités de tutelle pourront prescrire le règlement par l’intermédiaire exclusif de ce compte ;

3° Dans les limites fixées par l’article D. 253-38 ci-après, les retraits opérés par les organismes de sécurité sociale pour la réalisation des règlements autres que ceux désignés aux 1° et 2° du présent alinéa.

Article D.253-38

Les dépenses des organismes de sécurité sociale, et notamment les retraits opérés sur le compte de disponibilités courantes mentionné à l’article D. 253-37, interviennent dans la limite d’un échéancier des besoins établi par chaque organisme payeur et approuvé par l’Agence centrale des organismes de sécurité sociale dans les conditions fixées par le ministre chargé de la sécurité sociale ;

L’échéancier est déterminé en fonction du calendrier des sommes dues par les organismes payeurs et de leurs recettes diverses prévisibles au cours de la période considérée.

La périodicité et le mode de présentation des échéanciers sont fixés par instruction de l’Agence centrale des organismes de sécurité sociale.

L’agent comptable doit veiller à ce que les comptes externes de disponibilités soient régulièrement approvisionnés en fonction des décaissements effectifs attendus.

Article D.253-39

La Caisse des dépôts et consignations et ses préposés transmettent chaque jour à l’Agence centrale des organismes de sécurité sociale la situation des opérations effectuées sur les comptes prévus à l’article D. 253-37.

Article D.253-40

L’Agence centrale des organismes de sécurité sociale peut également ouvrir des comptes externes de disponibilités auprès de la Banque de France.

Article D.253-41

Pourl’exercice de sa mission, l’Agence centrale des organismes de sécurité sociale donne les instructions nécessaires aux organismes de recouvrement. Elle peut effectuer à cet effet des contrôles sur pièces et sur place.

Sous-section 4

Justification des opérations

Article D.253-42

La liste des pièces justificatives des opérations techniques et budgétaires de recettes et de dépenses est dressée dans une instruction arrêtée par le ministre chargé de la sécurité sociale et le ministre chargé du budget.

Article D.253-43

Les pièces justificatives des opérations des gestions budgétaires, à l’exception de celles qui se rapportent aux gestions techniques, ainsi que les livres, registres et documents comptables sont conservés pendant cinq ans après l’approbation des comptes de l’exercice, sous réserve des délais de prescription de droit commun applicables à certaines opérations particulières.

Article D.253-44

Pour les gestions techniques, le délai de conservation des pièces justificatives papier est le suivant :

- six mois après le délai de prescription visé par l’article L. 244-3 pour l’encaissement des cotisations et majorations de retard ;

- six mois après le délai de prescription pour les prestations visées aux articles L. 332-1 et L. 361-1. Pour les prestations accordées au titre des accidents du travail, le délai de conservation est fixé à six mois après le délai de prescription visé à l’article L. 431-2 sous réserve des dispositions relatives à la conservation de certaines pièces du dossier du bénéficiaire qui seront précisées dans une instruction particulière ;

- six mois après le délai de prescription pour les prestations familiales visées à l’article L. 553-1 et les prestations gérées pour le compte de tiers ;

- cinq ans après le décès du titulaire ou de son conjoint pour les prestations d’assurance vieillesse et invalidité.

Une instruction particulière précisera les modalités de conservation des pièces originales ainsi que la nature des supports à utiliser et notamment les microformes et l’archivage électronique, compte tenu de la nature des documents à archiver.

Les titres de propriété ne peuvent être détruits.

Article D.253-45

Les délais ci-dessus visés sont prolongés lorsque les droits et obligations constatés sur les pièces justificatives sont susceptibles de faire l’objet d’une révision ou font partie d’un dossier litigieux.

Sous-section 5

Contrôle interne et sécurités informatiques

Article D.253-46

Sous réserve de leur compétence respective, le directeur et l’agent comptable conçoivent et mettent en place, en commun, un dispositif de contrôle interne permettant de pallier les risques financiers inhérents aux missions confiées aux organismes de sécurité sociale.

Un contrôle par sondage de l’existence de procédure fiable de vérification des opérations et d’exactitude matérielle des calculs de liquidation peut être mis en place.

La mise à jour du dispositif de contrôle interne peut être effectuée par un service d’audit interne, éventuellement assuré par une structure intercaisses.

Article D.253-47

Dès lors que l’organisme fait appel à des procédures informatisées, l’agent comptable doit veiller à la mise en œuvre d’un dispositif de contrôle permettant de prévenir les fraudes et les erreurs, compte tenu de spécificités propres à chaque organisme.

Il est tenu d’exercer, sous sa responsabilité personnelle, certaines vérifications correspondant aux objectifs généraux de fiabilité :

1° Habilitation des personnes autorisées à saisir ou manipuler des données utilisées pour les calculs de liquidation de droits ;

2° Justification des données saisies ou traitées par des pièces ou supports répondant aux conditions de forme et de régularité exigées par les instructions ministérielles ;

3° Vérification de l’exactitude des traitements effectués au moyen de sondage portant sur les contrôles d’existence, de vraisemblance et de validité des opérations ;

4° Utilisation des données pour l’ouverture des droits et le calcul de liquidation des cotisations et prestations conformément aux dispositions du code de la sécurité sociale ou aux décisions des conseils d’administration ;

5° Traitement de données justifiées et d’elles seules ;

6° Contrôle des sécurités physiques et logiques destinées à assurer l’intégrité des règles d’accès aux systèmes informatiques et sauvegarde des programmes et des fichiers.

Article D.253-48

L’agent comptable doit participer à la conception des applications informatiques qui touchent aux opérations financières et comptables dont il est personnellement responsable.

Si, pour des besoins spécifiques, il s’avère nécessaire de mettre en œuvre des programmes locaux, les applications réalisées localement sont validées conjointement par le directeur et l’agent comptable de l’organisme ; un procès-verbal de validation est dressé contradictoirement.

Article D.253-49

L’agent comptable doit appliquer les programmes informatiques nationaux validés conjointement par le directeur et l’agent comptable de l’organisme national.

Le directeur et l’agent comptable de l’organisme national peuvent donner délégation à un directeur et à un agent comptable d’un organisme local pour valider des programmes ; dans ce cas, l’agent comptable doit appliquer ces programmes dans les mêmes conditions que ceux visés à l’alinéa ci-dessus.

L’agent comptable a la possibilité de refuser la mise en place d’applications informatiques qui ne respectent pas les règles édictées par le présent décret.

Il informe par écrit le directeur des raisons justifiant sa position.

Le directeur peut décider de passer outre ce refus ; dans ce cas, il notifie, par écrit, sa décision à l’agent comptable.

L’agent comptable transmet une copie de cette décision au conseil d’administration et aux autorités qui l’ont installé.

Section 3

Comptabilité

Article D.253-50

La comptabilité des organismes de sécurité sociale a pour fonction :

1° De faire apparaître la situation patrimoniale de l’organisme, active et passive ;

2° De déterminer les résultats globaux de l’exercice ;

3° De dégager les résultats en fin d’exercice et de les comparer aux prévisions ;

4° De dégager éventuellement les résultats analytiques d’exploitation.

Elle retrace les opérations des gestions budgétaires, les opérations des gestions techniques, les opérations de trésorerie, les opérations faites avec les tiers ou pour le compte de tiers, les mouvements du patrimoine des organismes.

Article D.253-51

La comptabilité générale est tenue selon le principe de la partie double. L’exercice comptable s’étend, sauf dérogation, du 1er janvier au 31 décembre.

Article D.253-52

Le plan comptable des organismes de sécurité sociale constitue un plan particulier du plan comptable général ; il est établi par arrêté conjoint du ministre chargé de la sécurité sociale et du ministre chargé du budget.

Une instruction conjointe du ministre chargé de la sécurité sociale et du ministre chargé du budget détermine :

1° La codification des différentes gestions prévues par les articles R.251-1, R.251-2, R.251-14, R.251-24 et R.251-32, la gestion du recouvrement des cotisations et des majorations de retard, la gestion des établissements et des œuvres ;

2° Le cadre comptable fixant les règles générales de classement et la nomenclature des comptes à ouvrir ;

3° Les modalités de fonctionnement des comptes avec leur terminologie explicative ;

4° Les normes régissant la présentation et l’établissement des comptes et des documents de synthèse ;

5° La tenue de la comptabilité matière prévue à l’article D. 253-53 ;

6° Les liaisons financières et comptables qui s’établissent entre l’organisme compétent et les organismes de l’article D. 253-1.

Article D.253-53

L’agent comptable tient :

1° La comptabilité générale ;

2° Eventuellement, la comptabilité des dépenses engagées ;

3° La comptabilité auxiliaire des comptes cotisants ;

4° La comptabilité analytique d’exploitation s’il en existe une ;

5° La comptabilité de programme en tant que de besoin.

Il peut être chargé de la tenue de la comptabilité matière. Dans le cas où il n’est pas chargé de la comptabilité matière, il doit s’assurer au moins une fois par an de la concordance entre les écritures de comptabilité matière et l’inventaire annuel des stocks.

Article D.253-54

L’agent comptable tient sa comptabilité à la disposition du directeur et lui fournit, sur demande, tout renseignement.

Il doit être en mesure de justifier à tout instant que sa comptabilité est équilibrée.

Dispositions applicables au régime d’assurance maladie des TNS non agricoles

Article D.253-55

Les organismes de sécurité sociale adressent au directeur régional des affaires sanitaires et sociales et au trésorier-payeur général, à la clôture de chaque exercice, les balances de fin d’exercice, avant et après inventaire.

Le directeur régional des affaires sanitaires et sociales et le trésorier-payeur général sont également destinataires sur leur demande des balances mensuelles établies par les organismes de sécurité sociale.

Les balances mensuelles sont transmises par les organismes aux organismes nationaux à la demande de ces derniers.

Section 4

Le compte financier

Article D.253-56

Les comptes annuels comprennent :

Le bilan ;

Le compte de résultat de l’exercice ;

L’annexe.

Dispositions applicables au régime d’assurance maladie des TNS non agricoles

Article D.253-57

Le compte financier visé par l’article R.122-4 est établi par l’agent comptable et visé par le directeur. Il est présenté par l’agent comptable au conseil d’administration, accompagné du rapport établi par la commission de contrôle visée à l’article D.253-64 ci-après.

Le compte financier est transmis par les organismes aux organismes nationaux à la demande de ces derniers.

Article D.253-58

Les comptes annuels arrêtés par le conseil d’administration sont transmis avant le 1er avril qui suit la fin de l’exercice, pour examen, aux comités départementaux mentionnés à l’article 44 du décret n° 85-199 du 11 février 1985 ainsi qu’au directeur régional des affaires sanitaires et sociales.

Article D.253-59

Sur l’avis du comité départemental, le directeur régional des affaires sanitaires et sociales peut soit approuver les comptes annuels, soit les transmettre pour approbation au ministre chargé de la sécurité sociale.

Article D.253-60

Dans tous les cas, le directeur régional des affaires sanitaires et sociales transmet au ministre chargé de la sécurité sociale son avis ou approbation et l’avis du comité départemental d’examen. Il fait parvenir son avis ou la copie de la décision d’approbation au trésorier-payeur général.

Article D.253-61

Les comptes annuels seront transmis par le directeur régional des affaires sanitaires et sociales au ministre chargé de la sécurité sociale, à sa demande, en tant que de besoin.

Article D.253-62

Le conseil d’administration ne peut délivrer de quitus à l’agent comptable qu’après approbation par le directeur régional des affaires sanitaires et sociales ou par le ministre chargé de la sécurité sociale des comptes annuels afférents aux exercices pendant lesquels il était en fonctions, y compris l’exercice au cours duquel il a cessé ses fonctions.

Article D.253-63

Le conseil d’administration ne peut donner quitus aux fondés de pouvoir de l’agent comptable ou aux responsables des centres agréés dans les conditions fixées par l’article D.253-62 ci-dessus qu’après avoir recueilli l’avis favorable de l’agent comptable.

Section 5

Contrôle de la gestion de l’agent comptable

Article D.253-64

Le contrôle du conseil d’administration sur l’agent comptable s’exerce notamment par l’intermédiaire d’une commission de contrôle.

Cette commission comprend au moins quatre membres dont deux peuvent être des personnes étrangères à la caisse.

En aucun cas les agents de la caisse ou d’autres organismes de sécurité sociale ainsi que les agents des organismes contrôlés ou subventionnés par lesdits organismes ne peuvent en faire partie.

Article D.253-65

La commission de contrôle est tenue de procéder, à l’improviste, une fois par an, à la vérification de la caisse et de la comptabilité de l’organisme.

Article D.253-66

Elle présente au conseil d’administration un rapport concernant les opérations effectuées au cours de l’exercice écoulé et la situation de l’organisme en fin d’année.

Ce rapport doit être annexé au compte financier conformément à l’article D.253-57.

Article D.253-67

L’agent comptable est, en outre, soumis aux vérifications prévues par les lois et règlements en vigueur.

L’agent comptable qui refuse soit à la commission de contrôle de l’article D.253-64, soit à un vérificateur dûment habilité de présenter sa comptabilité ou d’établir l’inventaire des fonds et valeurs est immédiatement suspendu dans les conditions prévues par l’article R.123-52.

La même mesure est prise contre lui s’il est constaté une irrégularité de nature telle que sa probité puisse être mise en doute.

Article D.253-68

Les fonctionnaires habilités par le ministre chargé de la sécurité sociale et le ministre chargé du budget pour exercer le contrôle prévu aux articles L.281-1 et R.153-9 ont libre accès dans tous les services et établissements relevant des organismes de sécurité sociale. Ils doivent, lors de leurs opérations sur place et au moment même d’y procéder, en donner avis au directeur de l’organisme contrôlé ou à son représentant local.

Les organismes de sécurité sociale sont tenus de prêter leur concours à ces fonctionnaires lors de leurs missions, enquêtes ou vérifications, de fournir tous renseignements et de communiquer toutes délibérations et décisions, tous contrats, conventions et marchés, tous documents, registres, livres, justifications de recettes ou de dépenses ; ils devront présenter leur caisse, leur portefeuille, leurs valeurs de toute nature, leurs titres de propriété ou de créances.

Le droit de communication comporte le droit d’obtenir copie.

Section 6

Responsabilité

Article D.253-69

L’agent comptable, conformément à l’article R. 122-4, est responsable des actes qu’il accomplit devant le conseil d’administration ainsi que devant les autorités qui l’ont agréé.

Article D.253-70

Le conseil d’administration ne peut prononcer aucune sanction à son encontre si l’agent comptable a agi en conformité avec les dispositions du présent chapitre.

Article D.253-71

L’agent comptable est personnellement et pécuniairement responsable de l’ensemble des opérations visées à l’article D. 253-11 [dispositions applicables au régime d’assurance maladie des TNS non agricoles] ainsi que des opérations de recouvrement amiable visé à l’article D.253-16.

Article D.253-72

La responsabilité personnelle et pécuniaire de l’agent comptable s’étend à toutes les opérations de l’organisme dont il est comptable depuis la date de son installation jusqu’à la date de cessation de fonctions.

Elle ne peut être mise en jeu en raison de la gestion de ses prédécesseurs que pour les opérations prises en charge sans réserve lors de la remise de service ou qui n’auraient pas été contestées par le comptable entrant dans le délai fixé à l’article D.253-12.

L’agent comptable répond sur son propre patrimoine des fonds et valeurs de l’organisme auprès duquel il exerce ses fonctions.

Dispositions applicables au régime d’assurance maladie des TNS non agricoles

Article D.253-73

Sans préjudice de tout recours ou action de droit commun, les fondés de pouvoir de l’agent comptable et les responsables des centres agréés visés à l’article D. 253-13 peuvent être déclarés responsables des opérations effectuées par eux pour le compte de l’agent comptable, dans la limite du montant de leur cautionnement.

Si les fondés de pouvoir ou les responsables des centres agréés sont reconnus coupables de détournement ou de malversation, leur responsabilité s’étend au montant des sommes détournées, éventuellement majorées des intérêts moratoires, ainsi que des dommages-intérêts.

Dispositions applicables au régime d’assurance maladie des TNS non agricoles

Article D.253-74

La responsabilité pécuniaire prévue à l’article D.253-71 se trouve engagée dès lors qu’un déficit ou un manquant en deniers ou en valeurs a été constaté, qu’un encaissement n’a pas été effectué, qu’une dépense a été irrégulièrement payée ou que, lors d’un contrôle de comptabilité, une rupture de l’équilibre comptable a été constatée.

Article D.253-75

La responsabilité de l’agent comptable peut être mise en jeu :

1° Par le conseil d’administration, soit d’office en cas de fraude, soit à la demande de la commission de contrôle après examen des comptes de l’organisme ;

2° Par les administrations de tutelle dont dépendent les fonctionnaires habilités à effectuer les contrôles mentionnés à l’article D.253-68 [D.613-46 pour l’assurance maladie des TNS non agricoles] ;

3° Par l’autorité compétente pour approuver les comptes conformément à l’article D.253-59 ci-dessus [D.613-41 pour l’assurance maladie des TNS non agricoles] ;

4° Par le ministre chargé de la sécurité sociale à la demande de la Cour des comptes ou sur avis de celle-ci émis à la suite d’une seconde vérification des comptes, dans les conditions prévues par l’article

45 du décret n° 85-199 du 11 février 1985.

Article D.253-76

L’agent comptable dont la responsabilité pécuniaire est mise en jeu ou engagée a l’obligation de verser immédiatement de ses deniers personnels une somme égale soit au montant de l’encaissement non effectué, soit de la dépense payée à tort, soit une somme égale au montant du déficit constaté dès lors que sa comptabilité n’est pas équilibrée conformément à l’article D. 253-54, soit une somme égale au montant présumé de la fraude.

Dispositions applicables au régime d’assurance maladie des TNS non agricoles

Article D.253-77

Dans tous les cas où la responsabilité de l’agent comptable a été mise en cause, un ordre de recette est établi par le directeur à l’encontre de l’agent comptable et comptabilisé dans les écritures de l’organisme.

Sauf en cas de fraude ou de détournement de l’agent comptable, ce dernier peut demander, dans un délai de quinze jours, au conseil d’administration ou à l’autorité de tutelle le sursis de versement de la somme fixée à l’alinéa précédent.

La durée du sursis est limitée à un an. Elle peut être prolongée si l’agent comptable a demandé une décharge de responsabilité ou une remise gracieuse. Le sursis expire à la date de notification de la décision statuant sur ces demandes.

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Article D.253-78

La demande en décharge de responsabilité est adressée au conseil d’administration, si ce dernier a prononcé la mise en cause de la responsabilité de l’agent comptable, ou à l’autorité de tutelle dans tous les autres cas.

Le conseil d’administration ou l’autorité de tutelle statue dans un délai maximum de six mois et peut décider :

1° D’accorder ou de refuser la décharge totale ou partielle de responsabilité en cas de force majeure ;

2° D’accorder la décharge partielle si la perte ou le manquant résulte du fait des fondés de pouvoir ou des délégués de l’agent comptable.

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Article D.253-79

La décision du conseil d’administration ou de l’autorité de tutelle locale est soumise à l’approbation du ministre chargé de la sécurité sociale et du ministre chargé du budget lorsque le montant du débet dépasse une somme déterminée par arrêté du ministre chargé du budget et du ministre chargé de la sécurité sociale.

Nota : code de la sécurité sociale D.613-5 (modifié par le décret 93-1166 du 14 octobre 1993 art. 1) : l’article D253-79 est applicable au régime d’assurance maladie et maternité des travailleurs salariés des professions non agricoles.

Article D.253-80

Lorsque la décharge de responsabilité n’est pas accordée, l’agent comptable peut présenter au conseil d’administration ou à l’autorité qui a mis en cause l’agent comptable une demande de remise gracieuse si sa bonne foi est établie ou si sa situation patrimoniale ne lui permet pas d’acquitter sa dette sans subir une notable diminution de son niveau de vie.

La décision du conseil d’administration ou de l’autorité susvisée doit être approuvée, comme précisé à l’article D.253-79 ci-dessus.

La somme définitivement mise à la charge de l’agent comptable lui est notifiée par décision du ministre chargé de la sécurité sociale.

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Article D.253-81

L’agent comptable qui a couvert de ses deniers le montant du déficit est en droit de poursuivre à titre personnel le recouvrement de la somme correspondante.

Les sommes allouées en décharge de responsabilité ou en remise gracieuse sont supportées par le budget de l’organisme.

Dans le cas de caution solidaire fournie par une association de cautionnement mutuel, le ministre chargé de la sécurité sociale notifie à l’association les débets constatés à la charge de ses adhérents et dont le versement incombe à celle-ci.

Dans le cas où il ne peut être procédé au recouvrement de la somme mise à la charge de l’agent comptable, la somme en cause est admise en non-valeur par l’organisme.

Dans le cas où des recouvrements sont opérés alors que le débet a été couvert, les sommes correspondantes servent à rembourser :

- par priorité l’organisme, dans la limite des sommes laissées à sa charge ;

- pour le surplus, le comptable qui s’est acquitté d’une partie du débet.

Dispositions applicables au régime d’assurance maladie des TNS non agricoles

Article D.253-82

Le cas échéant, simultanément à la mise en cause de la responsabilité de l’agent comptable, peut être conjointement mise en cause la responsabilité des fondés de pouvoir ou des responsables des centres agréés visés à l’article D.253-13.

Leur responsabilité est limitée au montant de leur cautionnement ; l’agent comptable supporte le surplus de la dette non couverte.

En cas de détournement ou de malversation, leur responsabilité s’étend au montant des sommes détournées, éventuellement majorées d’intérêts moratoires ainsi que de dommages-intérêts.

Dispositions applicables au régime d’assurance maladie des TNS non agricoles

Article D.253-83

Les dispositions des articles D.253-73 à D.253-78 ci-dessus sont applicables aux fondés de pouvoir de l’agent comptable et aux responsables des centres agréés.

Dispositions applicables au régime d’assurance maladie des TNS non agricoles