Responsabilité personnelle et pécuniaire de l’Agent comptable et de son Fondé de Pouvoir.

Lettre de l’ANDAC N°2 - Octobre 1998
vendredi 30 octobre 1998
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La fonction d’Agent comptable supporte une responsabilité objective sans notion de faute. Cette responsabilité est personnelle et pécuniaire. Elle engage, au regard des textes, le patrimoine de l’Agent comptable. L’engagement de la responsabilité, la mise en cause, ne sont pas si rares. Ce premier article rappelle les dispositions des textes en la matière.

Dans un deuxième temps, au regard des témoignages de collègues qui ont connu cette procédure, nous donnerons des indications pratiques de procédure, de comportement, de réactivité face aux situations créées

DEFINITIONS

- L’Agent comptable est responsable des actes qu’il accomplit devant le Conseil d’Administration ainsi que devant les autorités qui l’ont agréé et installé.

- Il est personnellement et pécuniairement responsable :

* de l’ensemble des opérations entrant dans ses attributions obligatoires (Vérification, recouvrement amiable, trésorerie, comptabilisation, surveillance, conservation)

* depuis son installation jusqu’à la date de cessation de ses fonctions.

- L’Agent comptable répond sur son propre patrimoine des fonds et valeurs de l’organisme auprès duquel il exerce ses fonctions.

- Le Fondé de Pouvoir peut être déclaré responsable des opérations effectuées par lui pour le compte de l’Agent comptable, dans la limite de son cautionnement (l’Agent comptable apportant le surplus).

Si le Fondé de Pouvoir est reconnu coupable de détournement ou de malversation, sa responsabilité s’étend au montant total des sommes détournées, éventuellement majorées des intérêts moratoires, ainsi que des dommages et intérêts.

La responsabilité pécuniaire de l’Agent comptable (et/ou du Fondé de Pouvoir) est une responsabilité objective qui peut être engagée en l’absence de toute faute ; sa mise en oeuvre suppose que le débet puisse être chiffré. Quatre cas sont limitativement prévus :

* déficit ou manquant en deniers ou valeurs,

* encaissement non effectué,

* dépense payée irrégulièrement,

* constatation de la rupture de l’équilibre comptable.

- Le Conseil d’Administration ne peut délivrer quitus :

* à l’Agent comptable, qu’après l’approbation par la Tutelle des comptes annuels afférents aux exercices pendant lesquels il était en fonction, y compris celui au cours duquel il a cessé ses fonctions,

* au Fondé de Pouvoir, qu’après avoir recueilli l’avis de l’Agent comptable.

MISES EN JEU

D’une façon générale, l’Agent comptable est immédiatement suspendu :

* s’il refuse, soit à la Commission de Contrôle, soit à un Vérificateur habilité, de présenter sa comptabilité ou de présenter l’inventaire des fonds et valeurs,

* s’il est constaté une irrégularité de nature telle que sa probité puisse être mise en doute.

La responsabilité pécuniaire peut être mise en jeu, dans l’ordre de subsidiarité croissante :

* par le Conseil d’Administration, soit d’office en cas de fraude d’un agent de l’organisme, soit à la demande de la Commission de Contrôle après examen des comptes de l’organisme,

* par les Administrations de tutelle dont dépendent les fonctionnaires habilités à effectuer les contrôles (Inspecteurs DRASS ou Trésor),

* par l’autorité compétente pour approuver les comptes (DRASS)

* Par le Ministre chargé de la Sécurité sociale, à la demande de la Cour des Comptes ou sur avis de celle-ci, suite à seconde vérification des comptes.

CETTE MISE EN CAUSE DECLENCHE LE PROCESSUS SUIVANT :

Elle crée une obligation pour l’Agent comptable de verser immédiatement sur ses deniers personnels une somme égale au montant :

- soit de l’encaissement non effectué,

- soit de la dépense payée à tort,

- soit du déficit constaté (rupture d’équilibre de la comptabilité)

- soit, à celui, présumé, de la fraude, matérialisée par l’établissement d’un ordre de recette établi par le Directeur à l’encontre de l’Agent comptable et comptabilisé dans les écritures de l’organisme.

Mais, sauf en cas de fraude ou de détournement de l’Agent comptable, ce dernier peut demander, sous délai de quinzaine, à l’autorité qui a mis en cause sa responsabilité (Conseil d’Administration ou Autorités de tutelle) le sursis au versement de cette somme. Cette durée, limitée à un an, peut être prolongée si l’Agent comptable a demandé une décharge de responsabilité ou une remise gracieuse.

La demande en décharge de responsabilité est adressée à l’autorité qui a mis en cause la responsabilité (Conseil d’Administration ou Autorités de tutelle). Celle-ci a six mois maxiumum pour statuer et peut décider :

- d’accorder ou de refuser la décharge totale ou partielle de responsabilité en cas de force majeure [1]

- d’accorder la décharge partielle si la perte ou le manquant résulte du fait des Fondés de Pouvoir ou des délégués de l’Agent comptable.

Lorsque la décharge de responsabilité n’est pas accordée, l’Agent comptable peut présenter à l’autorité qui a mis en cause la responsabilité (Conseil d’Administration ou Autorités de tutelle) une demande de remise gracieuse :

- si sa bonne foi est établie,

ou

- si sa situation patrimoniale ne lui permet pas d’acquitter sa dette sans subir une notable diminution de son niveau de vie.

Les décisions de décharge de responsabilité ou de remise gracieuse prononcées par le Conseil d’Administration ou par l’autorité de tutelle sont soumises pour approbation aux Ministres chargés de la Sécurité sociale et du Budget, lorsque le montant dépasse 1 000Frs. [2]

La somme définitivement mise à la charge de l’Agent comptable lui est notifiée par décision du Ministre chargé de la Sécurité sociale.

Dénouement de ce processus :

- les sommes allouées en décharge de responsabilité ou en remise gracieuse sont supportées par le budget de l’organisme,

- dans le cas où il ne peut être procédé au recouvrement de la somme mise à la charge de l’Agent comptable, la somme en cause est admise en non valeur par l’organisme,

- dans les cas où les recouvrements sont opérés, alors que le débet a été couvert, les sommes correspondantes servent à rembourser :

* par priorité, l’organisme, dans la limite des sommes qui sont laissées à sa charge,

* pour le surplus, le comptable qui s’est acquitté d’une partie du débet.

CONCLUSION

Les textes sont relativement clairs sur l’engagement de la responsabilité et de la mise en cause.

Dans un prochain article, nous traiterons de situations vécues par des collègues, en donnant les éléments pratiques de la gestion dans un souci d’information et de stratégie.

A suivre....


[1La force majeure ne se présume pas. L’Agent comptable doit prouver l’existence d’une situation de force majeure (incendie, inondation, vol, etc.)

[2A l’appui de la décision sont joints : le montant des revenus de l’Agent comptable durant la période considérée ; l’évaluation de ses biens immiobiliers.