Missions de l’agent comptable et du fondé de pouvoir

 1996
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SOMMAIRE

I. LES MISSIONS TRADITIONNELLES

A. La tenue de la comptabilité (art. D.253-53 du CSS)

B. Les opérations de trésorerie

C. L’encaissement des recettes (article D.253-16 du CSS)

D. Le paiement des dépenses (art. D.253-18 et D.253-22 du CSS)

E. Les communications financières et comptables

F. La conservation

II. LES MISSIONS EN EXTENSION

Le contrôle interne

L’intervention dans le domaine informatique

Les missions de l’agent comptable, fixées par le code de la Sécurité Sociale, s’effectuent dans un contexte en forte évolution qu’il s’agisse de réformes comptables : mise en place d’une comptabilisation en droits constatés, adoption d’un plan de comptes harmonisé (MIRCOSS) ou de la modification de l’environnement de travail par l’adoption de technologies ou d’outils nouveaux.

I. LES MISSIONS TRADITIONNELLES

Elles sont énumérées à l’article D.253-11 du CSS.

A. La tenue de la comptabilité (art. D.253-53 du CSS)

Elle est décrite en ces termes par la circulaire ministérielle du 07 octobre 1993 (§ 31) :
"l’agent comptable tient la comptabilité générale, éventuellement la comptabilité des dépenses engagées, la comptabilité analytique d’exploitation s’il en existe une, la comptabilité de programme en tant que de besoin.

Les agents comptables des unions de recouvrement de cotisations de Sécurité Sociale et d’allocations familiales tiennent la comptabilité auxiliaire du compte cotisant.

L’agent comptable peut être chargé de la tenue de la comptabilité matière qui concerne toutes les opérations relatives aux entrées ou sorties des fournitures, objets mobiliers de toute sorte, objets de consommation...

Si la comptabilité matière n’est pas tenue par l’agent comptable, il doit s’assurer au moins une fois par an de la concordance entre les écritures de comptabilité en matière et l’inventaire annuel des stocks.

Les valeurs inactives qui concernent les valeurs autres que le numéraire sont décrites dans une comptabilité autonome, à savoir timbres, tickets, carnets à souche, vignettes...".

L’agent comptable est seul responsable de l’exactitude et de la sincérité des écritures. La tenue de la comptabilité ne peut donc faire l’objet d’une délégation (circulaire du 07 octobre 1993, § 111).

B. Les opérations de trésorerie

"Sont considérés comme opérations de trésorerie tous les mouvements de numéraire, valeurs mobilisables, comptes de dépôts et comptes courants " (art. D.253-34 du CSS).

Les comptes externes de disponibilités et les comptes spéciaux d’encaissement sont ouverts sur demande de l’agent comptable après avis du directeur de l’organisme auprès d’établissements agréés par le "Comité des établissements de crédit et entreprises d’investissement" (cf. art. 15, art. 29 et art. 98 de la LOI n° 84-46 du 24 janvier 1984) ainsi que de la Banque de France et la Caisse des Dépôts et Consignations.

L’agent comptable doit informer de toute ouverture de compte financier le trésorier-payeur général et sa Caisse Nationale et lui transmettre le RIB original.

L’article D.253-33 du CSS précise que "l’agent comptable qui fait ouvrir un compte externe de disponibilités auprès d’un établissement non agréé commet une faute professionnelle passible de sanctions disciplinaires sans préjudice de la mise en jeu de sa responsabilité pécuniaire".

L’agent comptable a seul qualité pour procéder aux mouvements sur les comptes de trésorerie et pour en assurer le suivi.

"L’agent comptable doit procéder régulièrement au rapprochement de ses écritures et de celles des établissements teneurs des comptes externes de disponibilités" (art. D.253-32 du CSS).

C. L’encaissement des recettes (article D.253-16 du CSS)

"Les ordres de recette, individuels ou collectifs, établis et signés par le directeur, sont transmis, accompagnés, s’il y a lieu, de pièces justificatives, à l’agent comptable qui les prend en charge, les date et les signe après vérification....

Les contrôles pourront être sélectifs selon la nature de la recette."
Cette sélectivité est possible, notamment par la mise en place du contrôle interne.

"Sauf en matière de cotisations, l’agent comptable est chargé du recouvrement amiable des créances".

La prise en compte des encaissements de la gestion du recouvrement revêt, par les volumes financiers en cause et leur importance dans le financement de l’institution, un caractère essentiel. Ainsi, l’agent comptable a l’obligation :

- d’assurer la prise en compte des encaissements quel que soit le mode de versement des recettes,

- d’effectuer le vidage immédiat des montants encaissés,

- de vérifier la concordance par journée comptable des encaissements et des opérations portées dans le système informatique sur les comptes cotisants.

L’article D.253-30 du CSS précise que "les frais de versement de cotisations sont à la charge de la partie versante".

Le montant maximum des espèces pouvant être encaissé découle de l’article L.112-8 du Code Monétaire et Financier.

En matière de lutte contre le blanchiment, toute transaction supérieure ou égale à 15 000 euros doit faire l’objet d’une identification renforcée (Directive 2001/97/CE du 04 décembre 2001, article 3) 2°, modifiant celle du 10 juin 1991).

Les mouvements de capitaux suspects doivent être signalés au Procureur de la République (art. L.561-1 du Code Monétaire et Financier) et loi du 12 juillet 1990 : loi sur “la participation des organismes financiers à la lutte contre le blanchiment des capitaux”.

D. Le paiement des dépenses (art. D.253-18 et D.253-22 du CSS)

"Les ordres de dépense, individuels ou collectifs, établis et signés par le directeur, sont transmis, accompagnés, s’il y a lieu, de pièces justificatives, à l’agent comptable qui les prend en charge, les date, les vise après vérification et procède à leur règlement.
Les ordres de dépenses sont conservés par l’agent comptable" (art. D.253-18 du CSS).

"Les contrôles de l’agent comptable portent sur les points suivants :

- la qualité du signataire ou de son délégué,

- la disponibilité des crédits,

- l’exacte imputation de la dépense,

- la validité de la créance,

- le caractère libératoire du règlement,

- l’exécution du service fait par les agents mis à disposition.

Ces contrôles "seront sélectifs suivant la nature de la dépense” (art. D.253-22 du CSS).
Cette sélectivité est possible, notamment par la mise en place du contrôle interne.

La circulaire du 07 octobre 1993 précise que "les ordres de dépenses font l’objet d’une numérotation en continu et doivent comporter l’exercice et le compte d’imputation, tel qu’il résulte des plans comptables de la branche, arrêtés par les autorités de tutelle."

Il est permis d’en conclure que l’ordonnateur indique le compte d’imputation tel qu’il résulte du plan comptable de branche et qu’il appartient à l’agent comptable d’en vérifier l’exactitude.

L’agent comptable qui, à l’occasion des vérifications auxquelles il est tenu, constate une irrégularité, doit surseoir au paiement et aviser le directeur. Dans certains cas et selon des modalités très précises, le directeur peut, par écrit et sous sa responsabilité personnelle et pécuniaire, requérir l’agent comptable (art. D.253-23 à D.253-25 du CSS).

En ce qui concerne le règlement des dépenses, la circulaire du 07 octobre 1993 précise que "l’agent comptable engage sa responsabilité personnelle et pécuniaire si lors du paiement, il n’a pas porté sur les pièces justificatives une mention attestant que le paiement a bien été effectué ou, si, ayant reçu un ordre de dépense régulier, il ne peut établir qu’il a fait diligence pour vérifier l’ordre de dépense et procéder à son paiement."

E. Les communications financières et comptables

La fonction de la comptabilité des organismes de Sécurité Sociale étant, aux termes de l’article D.253-50 du CSS

- "de faire apparaître la situation patrimoniale de l’organisme, active et passive ;

- de déterminer les résultats globaux de l’exercice ;

- de dégager les résultats en fin d’exercice et de les comparer aux prévisions ;

- de dégager éventuellement les résultats analytiques d’exploitation,

il appartient à l’agent comptable :

- de tenir sa comptabilité à la disposition du directeur (art. D.253-54 du CSS),

- "d’adresser au directeur, la liste des débiteurs défaillants et, selon une périodicité fixée par ce dernier, des créances irrecouvrées,

- d’informer le directeur de la date d’expiration des baux, contrats et titres divers qu’il est tenu de conserver,

- de vérifier que les réductions ou les annulations de recette sont justifiées par des remises gracieuses ou des admissions en non-valeur conformes,

- de veiller, sauf en matière de cotisations, au maintien des droits, privilèges et hypothèques " (circulaire DSS/F 93-82 du 7 octobre 1993).

Elle est une source d’informations nombreuses. C’est pourquoi il appartient à l’agent comptable :

- de mettre à disposition du directeur, les informations comptables (art. D.253-54 du CSS),

- de transmettre annuellement la balance de ses comptes à la TG, à la DRASS et à l’ACOSS (art. D.253-55 du CSS),

- de présenter, au conseil d’administration, le compte financier (art. D.253-57 du CSS) et

- de le transmettre, arrêté par le conseil d’administration, au COREC, à la DRASS (art. D.253-58 du CSS).

Par ailleurs, pour permettre aux autorités de tutelle et au conseil d’administration d’exercer leur contrôle, il doit procéder aux transmissions suivantes :

- les balances mensuelles, sur leur demande, à la DRASS, au trésorier-payeur général, à la caisse Nationale (art. D.253-55 du CSS),

- à la clôture de chaque exercice, les balances avant et après inventaire à la DRASS, au trésorier-payeur général (art. D.253-55 du CSS),

- les comptes annuels, c’est-à-dire au sens de l’article D.253-56, le bilan, le compte de résultat de l’exercice, l’annexe, arrêtés par le conseil d’administration au COREC et à la DRASS avant le 1er avril (art. D.253-58 du CSS),
à la caisse Nationale, divers documents dont la liste est annuellement fixée par la circulaire d’arrêté des comptes.

- pour les organismes de Recouvrement, à la DRASS et au trésorier-payeur général, dans le courant du 1er trimestre de chaque année, l’état des cotisations de Sécurité Sociale restant à recouvrer supérieures à 30 490 Euros (200 000 F : montant fixé par l’arrêté du 3 novembre 1983). Cet état, arrêté au dernier jour de l’exercice précédent, précise les mesures prises en vue du recouvrement , ainsi que les garanties et sûretés constituées pour la conservation des créances.

Enfin, dans le cadre de la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations (article 10), "les comptes des organismes locaux et de la Caisse Nationale sont communicables à toute personne qui en fait la demande dans les conditions prévues par la loi du 17 juillet 1978 relative à l’accès aux documents administratifs ".

F. La conservation

L’agent comptable assure la garde et la conservation des fonds et valeurs de l’organisme.

Il assure la conservation des titres de propriété et des titres de créances ainsi que l’ensemble des ordres de recette et des ordres de dépense et de l’ensemble des pièces justificatives à l’appui de ces ordres.

Les articles D.253-42 à D.253-45 du CSS fixent les principes généraux sur la justification des opérations ainsi que les durées et modes de conservation.

II. LES MISSIONS EN EXTENSION

A. Le contrôle interne et l’intervention dans le domaine informatique

Le recours massif à l’outil informatique rendant les dispositions du décret du 30 juin 1959 relatives aux obligations de l’agent comptable inapplicables et inopérantes, le décret du 10 août 1993 a pris en compte ce nouvel environnement technologique en instaurant l’obligation de la mise en place d’un dispositif de contrôle interne et en associant l’agent comptable à la fiabilisation des systèmes d’information automatisés.

B. Le contrôle interne

C. La participation de l’agent comptable à la fiabilisation des systèmes informatiques