Lettre Collective Acoss n° 2008-263 définissant les conditions de mise en jeu de la RPP des agents comptables et l’obtention du quitus

mardi 16 décembre 2008
par  Acoss
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La mission de l’agent comptable d’un organisme de sécurité sociale suite aux dispositions législatives et réglementaires réformant la RPP de l’agent comptable et relatives à la validation des comptes par l’agent comptable de la caisse nationale.

TEXTES DE REFERENCE

• Article 32 de la loi 2005-1579 du 19 décembre 2005 de financement de la sécurité sociale.

• Décret n°2005-1771 du 30 décembre 2005 pris en application de l’article L.114.6 du code de la sécurité sociale relatif à la validation des comptes de l’agent comptable de la Caisse nationale.

• Décret n°2007-1500 du 18 octobre 2007 relatif à la responsabilité personnelle et pécuniaire de l’agent comptable.

• Décret n°2008-460 du 15 mai 2008 relatif aux modalités de contrôle des organismes de sécurité sociale par la Cour des comptes et aux modalités de rémunération des commissaires aux comptes des organismes nationaux de sécurité sociale extérieurs au Régime général.

• Décret n°2008-549 du 11 juin 2008 relatif aux modalités de contrôle des organismes de sécurité sociale par la Cour des comptes.

• Décret n°2008-731 du 24 juillet 2008 relatif à la procédure d’admission en non valeur des créances des organismes de sécurité sociale (art.4).

Texte modifié :
• Décret n°93-1004 du 10 août 1993 modifiant les dispositions du CSS relatives à la gestion financière des organismes de sécurité sociale du Régime général.

Circulaire :
• Circulaire DSS/A4/2008/224 du 8 juillet 2008 portant application du décret 2007-1500 du 18 octobre 2007

Circulaires modifiées :
• Circulaire DSS/F/93/82 du 7 octobre 1993

• Circulaire DSS/F/94/48 du 17 juin 1994

I – Rappel du contexte :

Suite à l’invalidation par le Conseil d’Etat, dans un arrêt du 28 avril 2004, des dispositions réglementaires de l’article R-122-4 du code de la sécurité sociale relatives à la responsabilité personnelle et pécuniaire des agents comptables, pour défaut de fondement légal, le législateur a donné, dans le cadre de la LFSS pour 2006, un fondement légal à la responsabilité personnelle et pécuniaire des agents comptables des organismes de sécurité sociale (articles L.122.2 à L.122.5 du code de la sécurité sociale).

La disposition litigieuse de l’article R.122.4 du code de la sécurité sociale a été abrogée par l’article 4 du décret en Conseil d’Etat n°2008-731 du 24 juillet 2008.
Si l’article L.122.2 fixe le principe de la responsabilité personnelle de l’agent comptable et les conditions dans lesquelles cette responsabilité peut être engagée :

- constatation d’un déficit ou d’un manquant en deniers ou en valeurs,
- encaissement non effectué,
- dépense indûment payée,
- indemnisation d’un autre organisme ou d’un tiers, du fait de l’agent comptable,

il renvoie à un décret pour la définition des conditions de mise en œuvre de cette responsabilité.

Ce décret, le décret n°2007-1500 du 18 octobre 2007 n’a été publié que le 20 octobre 2007. Il ne se limite pas à définir les conditions de mise en jeu de la RPP des agents comptables, il modifie aussi certaines dispositions du décret n°93-1004 du 20 août 1993 relatif à la gestion financière des organismes du régime général et définit les missions des agents comptables au sein d’un organisme de sécurité sociale. La circulaire ministérielle portant application de ce décret a été diffusée le 8 juillet 2008.

II – Les missions de l’agent comptable

La codification des dispositions du décret du 18 octobre 2007 au livre 1er du code de la sécurité sociale marque la volonté d’harmonisation des dispositions relatives aux missions et aux régime de responsabilité personnelle et pécuniaire des agents comptables des organismes des différents régimes de sécurité sociale, à l’exception des organismes de mutualité sociale agricole, pour lesquels ces dispositions ont été adaptées.

Les articles D.122.1 à D.122.6 reprennent les missions des agents comptables en reprécisant et en redéfinissant la mission de contrôle qui lui incombe.

Les missions de l’agent comptable :

1.1 – L’agent comptable est un agent de direction chargé de l’ensemble des opérations financières et comptables de l’organisme. En sa qualité d’agent de direction, le directeur de l’organisme peut lui confier toute autre mission compatible avec ses attributions.

Cette faculté est étendue au directeur de la Caisse Nationale qui peut désormais confier directement une mission à un agent comptable d’un organisme du réseau. C’est une innovation du décret du 18 octobre 2007.

1.2 – L’agent comptable est responsable de l’encaissement des recettes, du paiement des dépenses et des opérations de trésorerie. Ces missions ne sont pas nouvelles, elles étaient prévues par le décret du 10 août 1993.

En revanche, le décret du 18 octobre introduit une innovation importante relative à la conservation des pièces justificatives. L’agent comptable est responsable de la conservation des pièces justificatives, mission traditionnelle. Toutefois, jusqu’à présent les pièces justificatives devaient être conservées sous forme papier. Le décret du 18 octobre autorise la conservation des pièces justificatives « quel que soit leur support » à condition de respecter les préconisations de l’organisme national. Désormais, un organisme de sécurité sociale peut conserver les pièces sur un support dématérialisé, quelle que soit la gestion concernée : gestion technique et/ou gestion budgétaire. Il appartient donc à la Caisse nationale de définir des dispositions qui respectent les règles fixées par l’article 1316-1 du code civil, relatif à la preuve.

Le texte autorise donc la mise en œuvre de l’archivage électronique des pièces justificatives en l’étendant aux pièces budgétaires, ce qui jusqu’à l’intervention de ce texte n’était pas possible.

Par ailleurs, l’article 5 du décret n°2008-549 du 11 juin 2008 précise les délais de conservation des pièces justificatives pour les organismes du Régime Général.

- Les pièces justificatives des opérations des gestions budgétaires, ainsi que les livres, registres et documents comptables sont conservés pendant cinq ans après la clôture des comptes de l’exercice, sous réserve des délais de prescription de droit commun applicables à certaines opérations particulières.

Toutefois, les pièces justificatives des gestions comptables, les livres et les registres et documents comptables ne peuvent être détruits qu’après l’obtention du quitus par l’agent comptable pour les exercices concernés.

La lettre collective 2008-225 du 13 octobre 2008 précise les conditions et les supports à utiliser pour la conservation de ces pièces budgétaires.

Le décret du 18 octobre n’apporte pas de modification aux opérations de réquisition par le directeur de l’organisme.

1.3 – Les missions de contrôle renforcées.

1.3.1 - Le contrôle interne.

Si le décret du 10 août 1993 avait prévu la mise en place d’un dispositif de contrôle interne conjointement par le directeur et l’agent comptable de l’organisme, ce dispositif était limité aux risques financiers inhérents au missions confiées aux organismes de sécurité sociale. L’article D.122.7 du code de la sécurité sociale étend le dispositif de contrôle interne aux autres risques que les risques financiers. Le contrôle interne doit concerner l’ensemble des processus mis en œuvre dans un organisme de sécurité sociale pour réaliser ses missions.

Par ailleurs, ce plan de contrôle interne doit respecter les préconisations de l’organisme national. Désormais, le contrôle interne doit permettre d’avoir une assurance raisonnable que les procédures en vigueur assurent une production dont les risques directs et indirects sont maîtrisés.

Hier, fortement encadré par une instruction nationale de branche, le contrôle interne est piloté par l’organisme national. Cette nouvelle situation résulte de la mise en place de la validation des comptes locaux par l’organisme national.

Les risques ciblés par le dispositif de contrôle interne pourront être d’origine externe ou interne. Le risque externe tient à la qualité et à la fiabilité des informations reçues et traitées par l’organisme ; le risque interne tient à la qualité des procédures et des traitements mis en œuvre pour exploiter les informations reçues.

Le dispositif national de contrôle interne doit respecter les instructions figurant dans l’annexe de l’arrêté du 27 novembre 2006 pris en application de l’article D.114.4.2 du code de la sécurité sociale portant adoption du référentiel de validation des comptes des organismes de sécurité sociale.

1.3.2.- Le plan de contrôle de l’agent comptable.

Le code de la sécurité sociale (article D.122.8) impose à l’agent comptable pour remplir ses missions d’établir un plan de contrôle qu’il communique à l’organisme national. Ce plan de contrôle, s’insère dans le plan de contrôle interne de l’organisme et doit respecter les instructions nationales. Le décret précise le contenu de ce plan de contrôle, sans toutefois être exhaustif :

- procédure de vérification des opérations de dépenses et de recettes des gestions
techniques budgétaires,
- modalités de contrôle des pièces justificatives,
- nature du contrôle : le contrôle peut être hiérarchisé en fonction du risque analysé
au préalable,
- les contrôles globaux du domaine informatique.

Si le décret ne précise pas la périodicité du plan de contrôle, celui-ci doit être annuel et évoluer en fonction des risques analysés par l’organisme. L’élaboration du plan de contrôle annuel de l’agent comptable se fondera sur une analyse et un bilan chiffré du plan de contrôle de l’année précédente. Les contrôles pourront ainsi varier en fonction des constatations objectives réalisées au cours d’un exercice.

En tout état de cause, le plan de contrôle de l’agent comptable doit, pour la gestion technique, intégrer au minimum les contrôles prévus dans la lettre collective 2007-137 du 30 mai 2007.

Pour la gestion budgétaire, la lettre collective 2007-202 du 6 août 2007 préconise un certain nombre de contrôles sur les opérations de paie. Si elle reste d’actualité, elle sera, toutefois, amendée lorsque l’outil GRH aura été déployé dans l’ensemble des organismes.

Le plan de contrôle de l’agent comptable est une pièce essentielle pour l’appréciation de la responsabilité de l’agent comptable. En effet, ce plan doit apporter la preuve que les contrôles qui lui incombaient, en application du code de la sécurité sociale, ont bien été mis en place et qu’ils ont été réalisés et tracés.

Les agents comptables doivent donc apporter une particulière attention à l’élaboration de leur plan de contrôle et à sa mise en œuvre par une supervision traçable

1.3.3 - La prévention des fraudes.

L’article D. 122.9 reprend les anciennes dispositions de l’article D.253-47 en ajoutant une mention spécifique à la détection des fraudes et des risques majeurs liés au traitement automatique des informations. Cet objectif de lutte contre la fraude fixé aux Directeurs et Agents- Comptables est désormais une priorité. Cette nouvelle rédaction donne cependant à l’agent comptable un rôle particulier dans l’organisme. Il doit être au cœur du dispositif de détection des fraudes. A cet effet, il doit prévoir dans son plan de contrôle les vérifications qui lui permettent d’avoir l’assurance raisonnable que les dossiers traités sont fiables, qu’il n’existe aucune collusion entre les employés de l’organisme et les cotisants, ou les autres tiers. A cet effet, il devra insérer dans son plan de contrôle les requêtes qui seront mises à sa disposition par la caisse nationale et celles dont il aura pris l’initiative. Ces requêtes sont actuellement en cours d’élaboration et de test. Elles seront diffusées au début de 2009 par lettre collective et devront être mises en œuvre dans chaque organisme.

1.3.4 - L’article D.122.10 apporte une modification importante par rapport aux anciennes dispositions du décret du 10 août 1993. En effet, la liste prévoit que l’agent comptable doit procéder périodiquement à la vérification, par sondage, de la fiabilité des moyens informatiques. Cette vérification le dispense d’une vérification systématique de l’exactitude matérielle des calculs.

En cas de conflit entre un directeur et un agent comptable qui aurait refusé d’utiliser une application qui lui paraîtrait non fiable, le directeur peut passer outre à ce refus, mais il doit notifier par écrit sa décision et, dans ce cas, l’agent comptable en transmet copie à la Caisse nationale. Le texte ne prévoit plus la transmission de cette copie aux autorités locales.

Le renforcement des missions de contrôle de l’agent comptable aura des conséquences en cas de mise en jeu de sa responsabilité personnelle et pécuniaire. En effet, si au cours de l’instruction relative à la mise à jeu de la RPP, il s’avère que l’agent comptable a respecté les dispositions du code de la sécurité sociale et a mis en place les contrôles indispensables à la prévention du risque, la pertinence et l’efficience de son plan de contrôle seront pris en compte dans l’examen d’une éventuelle demande de remise gracieuse. Par ailleurs, ces nouvelles responsabilités de l’agent comptable ne peuvent que renforcer sa position au sein de l’organisme, les textes lui confèrent des prérogatives propres en matière de sécurité des procédures et des systèmes d’information.

3 – La responsabilité personnelle et pécuniaire de l’agent comptable et de ses délégataires

Le régime de la responsabilité personnelle et pécuniaire est totalement maintenu dans son principe et repris dans l’article L122-2 du code de la Sécurité Sociale. Il s’agit d’une responsabilité sans faute, qui ne peut être engagée que sur la base de faits générateurs précis.

L’article D.122.11 énumère limitativement les opérations pouvant entraîner la mise en œuvre de la responsabilité personnelle et pécuniaire de l’agent comptable. Il faut rappeler que la loi n°2005-1579 du 19 décembre 2005 a supprimé le débet sans préjudice qui existait antérieurement à 2004. La mise en jeu de la RPP ne peut intervenir que s’il y a eu un préjudice financier du fait de l‘agent comptable.

3.1 – Opérations pouvant entraîner la mise en jeu de la RPP.

La mise en jeu de la RPP s’étend à toutes les opérations réalisées par l’agent comptable depuis son installation jusqu’à sa cessation de fonctions. Elle peut être ainsi mise en jeu à raison de la gestion de ses prédécesseurs pour des opérations prises en charge sans réserve dans les 6 mois de la prise de fonction. Ce délai peut être renouvelé une fois sur demande aux autorités ayant procédé à l’installation de l’agent comptable.

3.2 – Autorité compétente pour la mise en jeu de la RPP (DRASS, DSDS dans les DOM).

L’autorité compétente pour la mise en jeu de la RPP, est le préfet de région qui peut déléguer ce pouvoir au directeur régional des affaires sanitaires et sociales.

La saisine est limitée par l’article D122-13 :

- à la DRASS elle-même à l’occasion d’un contrôle ou d’une enquête.
- à la Cour des comptes, en application de l’article R.134.10 du CJF (code des juridictions financières) qui peut demander la mise en jeu de la RPP à la DRASS.
- à la caisse nationale, compétente pour la validation des comptes locaux, qui peut demander à la DRASS la mise à jour de la RPP.

3.3 – Cas de force majeure

Lorsqu’une procédure de mise en jeu de la RPP est mise en œuvre, il convient de vérifier, en application de l’article L. 122.2 du CSS, si le préjudice est imputable à un cas de force majeure. Dans cette hypothèse, la RPP ne peut être engagée.

La force majeure est, selon la jurisprudence, définie par la réunion de trois éléments :

- un événement extérieur à la personne mise en cause,
- imprévisible dans sa survenance,
- irrésistible dans ses effets.

Cette définition peut paraître limiter les cas de force majeure à des faits tels que les vols à main armée ou par effraction, au paiement sur pièces falsifiées. Toutefois, la qualification « de force majeure »relève « in fine » de l’appréciation souveraine du juge.

L’existence de la force majeure doit donc être vérifiée avant toute mise en jeu de la RPP ; la DRASS informe l’agent comptable qu’il a un délai de 15 jours pour indiquer s’il considère que le manquement constaté est dû à un cas de force majeure.

L’agent comptable doit faire connaître ses observations par écrit et la DRASS à 45 jours pour prendre sa décision après la saisine de l’agent comptable. Cette décision doit donc être prise dans des délais très courts.

3.4 – la notification de la mise en jeu de la RPP.

La notification de la mise en jeu de la RPP d’un agent comptable par la DRASS est réalisée au moyen d’une lettre RAR indiquant à l’agent comptable le montant du débet qu’il doit acquitter. Cette lettre doit contenir les motivations qui conduisent à la mise en jeu de la RPP et expliquer le rejet de l’exception de la force majeure.

La procédure de mise en jeu de la RPP par la DRASS est une procédure administrative et non une procédure juridictionnelle. En conséquence, les décisions prises pendant cette procédure sont susceptibles d’être déférées au juge administratif territorialement compétent (TA).

3.5 – La mise en jeu de la RPP : demande de remise gracieuse.

En application de l’article D.122.17 du code de la sécurité sociale, l’agent comptable peut demander à la DRASS une demande de remise gracieuse des sommes laissées à sa charge.

C’est à cette occasion qu’intervient un examen attentif des procédures de contrôle que l’agent comptable a mises en place. La mise en œuvre d’un contrôle pertinent, l’existence de procédures de contrôle interne, le respect des instructions définies par l’organisme national constituent des éléments permettant de fonder une remise gracieuse totale ou partielle de débet.

L’agence centrale attire particulièrement l’attention des organismes sur la nécessité d’une réelle supervision des procédures de contrôle interne ou de contrôle comptable. L’existence d’un plan de contrôle interne pertinent, d’un plan de contrôle comptable rigoureux ne suffit pas. L’agent comptable devra apporter la preuve que les contrôles sont supervisés, sont donc validés par la hiérarchie, car vérifiés.

Si l’agent comptable n’est pas en capacité d’apporter la preuve de l’effectivité des procédures, alors la DRASS sera fondée à refuser la remise gracieuse.

Les sommes mises à la charge de l’agent comptable sont à verser par l’intéressé à l’organisme. Dans ce cas, l’apport du manquant clôt la procédure. Il peut poursuivre, à titre personnel, le recouvrement de la somme correspondante. Ainsi, si le débet est dû à un paiement indu à l’occasion d’un marché, le comptable peut demander à l’entreprise de restituer les fonds correspondants. Dans le cas contraire, est constitué un débet, par l’émission à son encontre d’un titre de recette émis par le Directeur.

Les sommes allouées en décharge partielle ou en remise gracieuse sont supportées par le budget de l’organisme. Il en est de même si la force majeure est reconnue.

3.6- Le sursis de versement.

Un agent comptable constitué en débet peut demander à la DRASS un sursis de versement de la somme représentative du débet. Il dispose de 15 jours pour réaliser cette demande après l’émission du titre de recette à son encontre.

La durée du sursis, limitée à un an, peut être prolongée si une demande de décharge partielle de responsabilité ou de remise gracieuse a été formulée. Le sursis expire à la date de notification de la décision statuant sur cette demande.

3.7 – Décharge partielle.

L’agent comptable constitué en débet peut demander à la DRASS une décharge partielle si le débet est dû à des fondés de pouvoir, régisseurs ou délégués de l’agent comptable.

La DRASS dispose de 6 mois pour statuer sur cette demande.

3.8 – La RPP en cas de mutualisation des fonctions comptables entre organismes.

Un texte réglementaire est en cours de publication.

3.9 – Application des dispositions du décret du 18 octobre 2007 : faits antérieurs à 2007.

L’annulation par le Conseil d’Etat des dispositions réglementaires le 28 avril 2004 implique qu’il ne peut y avoir de mise en jeu de la RPP pour des faits antérieurs au 20 octobre 2007. En effet, l’absence de fondement juridique interdit la mise en jeu de la RPP. C’est donc à partir du 20 octobre, date de publication au JORF du décret n°2008-1500 du 18 octobre 2007, que la nouvelle réglementation s’applique.

4 – Une nouvelle procédure pour l’obtention du quitus.

Avant la réforme, le quitus était attribué par le CA après approbation des comptes par la DRASS (article D.253.62). Cette disposition a été abrogée par le décret n°2008-549 du 11 juin 2008. Il semble bien que le quitus doive être donné à la fin de l’exercice comptable et non plus à la fin de carrière de l’Agent-Comptable.

La nouvelle réglementation prévoit deux possibilités d’obtention du quitus. En effet, si l’article L.122.3 fixe le principe de la prescription acquisitive pour l’obtention du quitus, l’article D.122.19 prévoit une possibilité d’obtention du quitus avant l’expiration de la période nécessaire à l’acquisition du quitus par prescription acquisitive.

4.1 – L’article L. 122.3 : le quitus implicite par prescription acquisitive.

La mise en jeu de la RPP ne peut plus intervenir au-delà du 31 décembre de la sixième année suivant l’exercice comptable en cause.

En conséquence, le quitus est acquis implicitement. Par exemple, pour les comptes 2006, le quitus peut être acquis implicitement au 1er janvier 2013, soit 6 ans après la clôture de l’exercice.

Ce principe n’est pas sans soulever des difficultés, notamment en cas de cessation de fonction d’un agent comptable. C’est pourquoi une disposition permettant d’obtenir le quitus avant ce terme a été prévue.

4.2 – Le quitus explicite : l’article D.122.10 du CSS.

Afin d’éviter l’expiration du terme fixé à l’article L.122.3 du CSS, le décret du 18 octobre 2007 a prévu pour les organismes qui relèvent d’un organisme national pour la validation de leurs comptes, en application de l’article L.114.6 du CSS, une possibilité d’acquérir le quitus dans un délai de deux ans suivant la clôture de l’exercice concerné dans les conditions suivantes :

4.2.1 – Demander son inscription sur une liste.

L’agent comptable qui souhaite obtenir son quitus doit demander à l’agent comptable de la caisse nationale son inscription sur une liste qui est communiquée chaque année aux DRASS.

Cette demande ne peut être faite, toutefois avant le mois de mars de l’année N + 2. En effet, l’agent comptable doit attendre la transmission du compte de l’année qui suit l’année pour laquelle le quitus est demandé. Par exemple, pour une demande de quitus relative à l’année 2006, la demande d’inscription ne peut être formulée avant le 28 février 2008. En application de l’article D.114.4.2 du CSS, c’est l’agent comptable de la caisse nationale qui fixe la date de transmission à la Caisse nationale des comptes annuels des organismes locaux.

Un agent comptable dont les comptes de l’exercice N ont fait l’objet d’un refus de validation ne peut être inscrit sur cette liste. En conséquence, il ne pourra bénéficier de l’obtention d’un quitus explicite. Il devra donc attendre l’expiration du délai prévu à l’article L.122.3 pour obtenir un quitus implicite.

Si les comptes de l’exercice ont fait l’objet d’une validation avec observations et/ou avec correction, l’agent comptable peut néanmoins faire une demande d’inscription pour l’année N. L’agent comptable qui souhaite obtenir un quitus explicite pour sa gestion en fait la demande par courrier adressé à l’agent comptable de l’ACOSS. Cette demande ne peut être adressée pour l’exercice concerné avant l’expiration du délai prévu à l’article D.122.19 du code de la sécurité sociale, soit le 30 juin de l’année N+2 de l’exercice.

Pour la branche du recouvrement, chaque agent comptable, estimant qu’il remplit les conditions pour obtenir le quitus explicite pour un exercice, pourra en faire la demande, cette dernière pourra être aussi réitérée chaque année et devra être présentée sous forme de lettre indiquant l’exercice concerné par la demande de quitus. Un formulaire sera ultérieurement proposé afin d’en faciliter l’utilisation.
Les agents comptables qui exercent leurs fonctions dans deux organismes devront adresser une demande pour chaque organisme, celui-ci étant une entité juridique à part entière.

L’agence comptable instruira la demande et en accusera réception en indiquant la suite qui lui aura été réservée.

L’inscription sur la liste n’est pas, toutefois, automatique pour les organismes dont les comptes n’ont pas fait l’objet d’un refus de validation. La caisse nationale examinera avec attention les observations, leur importance et les corrections demandées lorsqu’il y a eu des demandes de correction.

Des faits susceptibles d’engager la RPP de l’agent comptable demandeur, y compris si les faits ont été connus après la validation des comptes de l’exercice concerné, justifieront un refus d’inscription sur la liste prévue à l’article D.122.19.

Si les comptes de l’exercice N et de l’exercice N+1 ont été validés, cette validation vaut présomption d’inscription sur la liste, mais il n’y a pas, néanmoins, d’automaticité.

L’agent comptable de l’organisme national doit transmettre sa liste aux DRASS au plus tard le 31 juillet de l’année N+2, selon la circulaire du 8 juillet 2008. L’inscription sur la liste n’entraîne pas « ipso facto » l’attribution du quitus. En effet, il s’agit d’une faculté et non d’une obligation pour la DRASS.

Il adressera simultanément une notification individuelle à chaque demandeur l’informant de son inscription sur cette liste.

A réception, de cette notification, l’agent comptable pourra demander à l‘autorité compétente (DRASS ou DSDS) son quitus.

A partir de la demande que lui a adressée l’agent comptable concerné, l’autorité de tutelle compétente dispose d’un délai de 6 mois renouvelable une fois pour refuser ou notifier le quitus sous réserve qu’avant l’expiration du délai de 6 mois, la notification de prolongation soit faite au demandeur.

En l’absence de décision dans ce délai, le quitus est considéré comme octroyé.

Si le quitus explicite est refusé à un agent comptable, il bénéficiera du quitus implicite en application de l’article L.122.3 du code de la sécurité sociale et de l’alinéa 1 de l’article D.122.19, si sa RPP n’a pas été engagée dans le délai visé à l’article L.122.3.du code de la sécurité sociale.

Lorsqu’un agent comptable a été mis en débet, le quitus lui est attribué après apurement du débet.

Une demande type de quitus explicite figure à l’annexe 1 de la présente lettre.

4.2.2 – La mise en jeu de la responsabilité des délégataires de l’agent comptable.

En application de l’article L.122.3 du CSS, les fondés de pouvoir, les régisseurs et les responsables agréés sont soumis aux risques, obligations et responsabilités des agents comptables. Ils peuvent être déclarés responsables des opérations effectuées dans la limite du cautionnement qu’ils sont astreints à fournir. L’agent comptable supporte le surplus de la dette.

En cas de malversations ou de détournements, leur responsabilité s’étend au montant de la somme détournée.

4.2.3 – Le quitus des délégataires de l’agent comptable.

Le quitus explicite peut être accordé aux fondés de pouvoir, aux régisseurs, ou aux responsables de centres agréés dans les conditions applicables aux agents comptables, après avis favorable de l’agent comptable.

Les délégataires de l’agent comptable peuvent faire, chacun pour ce qui le concerne, une demande de quitus explicite. Cette demande sera adressée directement à l’agent comptable de l’ACOSS qui demandera alors l’avis de l’agent comptable qui est requis par la réglementation.

Le quitus implicite leur est accordé dans les conditions de l’article L.122.3 du CSS et de l’alinéa 1 de l’article D.122.19 du CSS.

5 – Dispositions transitoires pour l’obtention du quitus.

5.1 – Application des dispositions de l’article D.122.19.

Les dispositions décrites ci-dessus de l’article D.122.19 ne s’appliquent qu’à partir des comptes de l’exercice 2006, premier exercice dont les comptes sont soumis à validation.

5.2. Cas des comptes antérieurs à 2006 non approuvés par l’autorité compétente

(DRASS) avant le 1er janvier 2008.

Le décret n°2008-460 du 15 mai 2008, règle la situation des comptes qui n’auraient pas été approuvés avant le 1er janvier 2008 par la DRASS.

Deux situations :

1) Les comptes annuels contrôlés par le COREC ont fait l’objet d’un avis favorable par ce dernier, mais ils n’ont pas été approuvés expressément par la DRASS. Dans ce cas, ils sont considérés comme approuvés.

2) Les comptes annuels ont fait l’objet d’un avis défavorable, ou les comptes annuels n’ont pas été contrôlés par le COREC. Dans ces hypothèses, si les comptes annuels du premier exercice faisant l’objet d’une validation (soit 2006) ont été validés, ils sont considérés comme approuvés.

Dans le cas contraire, ils ne sont pas approuvés.

L’approbation implicite des comptes des exercices antérieurs à 2006, n’ouvre pas droit à l’obtention du quitus explicite. La circulaire DSS du 8 juillet exclut cette possibilité d’obtention du quitus, nonobstant l’approbation des comptes.

En conséquence, les comptables devront attendre l’expiration d’une période de 6 ans après la clôture de l’exercice concerné pour obtenir un quitus implicite (article L.122.3 du code de la sécurité sociale)

Pour les comptes de l’exercice 2002, le quitus implicite ne sera obtenu qu’à compter du 1er janvier 2009.

Pour les comptes de l’exercice 2003, le quitus implicite ne sera obtenu qu’à compter du 1er janvier 2010, etc…

6.- Conséquence de l’obtention du quitus.

Pour l’agent comptable, l’obtention du quitus le décharge de sa gestion, aucune action ne pourrait être intentée à son encontre, même si l’on découvrait postérieurement des faits de nature à engager sa RPP.

Par ailleurs, en application de l’article D.122.21, l’agent comptable peut, après obtention du quitus détruire les pièces justificatives conservées, relatives à l’exercice pour lequel le quitus a été obtenu, et ce quelles que soient les modalités de conservation de ces pièces.

7 – Obligations introduites par le décret n°2008-549 du 11 juin 2008.

7.1 - Les comptes annuels validés, accompagnés de l’avis de validation établi conformément aux dispositions de l’article D.114.4.2 du CSS seront transmis aux DRASS par l’organisme local et au ministre chargé de la sécurité sociale, à leur demande, en tant que de besoin.

7.2 - L’agent comptable de l’organisme national transmet un avis sur les comptes annuels de chaque organisme local après visa par le directeur général de l’organisme national, au directeur et à l’agent comptable de l’organisme concerné (nouvel alinéa 9 de l’article D.114.4.2 du CSS). Le décret n°2005-1771 du 30 décembre 2005 avait prévu une communication facultative des observations faites à l’issue de la validation à l’organisme concerné.


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