LA COMMISSION DE CONTROLE des OSS rôle, composition, modalités de fonctionnement

, par  MAZUROK Joël

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LA COMMISSION DE CONTROLE

DES ORGANISMES DE SECURITE SOCIALE :

rôle, composition, modalités de fonctionnement.

 

Personne, dans sa vie professionnelle, n’échappe au contrôle de ses activités. Les services en charge des comptes des organismes de Sécurité sociale s’y conforment avec d’autant plus de bonne volonté qu’ils gèrent des fonds publics.

 

I. Le rappel des textes.

L’article L 121 – 1 du Code de la Sécurité Sociale (en abrégé, CSS) donne une compétence générale au Conseil d’Administration pour régler les affaires de l’organisme.

Parmi ses compétences spécifiques figurent l’arrêté des comptes annuels et le contrôle des éléments présentés annuellement par l’Agent – comptable . C’est l’objet du :

- Livre II : " Organisation du régime général "

- Troisième partie : " Décrets "

- Titre V : " Régime financier "

- Chapitre 3 : " Gestion financière et comptable "

- Section 5 : " Contrôle de la gestion de l’agent –comptable ".

 

Ce contrôle s’effectue par le biais d’une Commission de contrôle, nommée en son sein (premier § de l’art. D 253-64 du CSS).

 

La composition de la Commission de Contrôle :

Le Code de la Sécurité sociale précise qu’elle " comprend au moins quatre membres, dont deux peuvent être des personnes étrangères à la caisse. En aucun cas, les agents de la caisse ou d’autres organismes de sécurité sociale (…) ne peuvent en faire partie. " (2ème et 3ème § de l’art. D 253-64 du CSS).

Hormis ces réserves, aucune autre disposition n’est prévue : 

  • pas de parité obligatoire entre employeurs et salariés, 
  • effectif libre (dans certains organismes, la Commission de contrôle comprend plus de 10 personnes !) 
  • personnalités qualifiées et représentants des employeurs et salariés ont égale vocation à être membres de la Commission de Contrôle.

    Celle-ci élit son président en début de séance, lequel est chargé de présenter le rapport de la Commission devant le Conseil d’Administration. 

 Les pouvoirs de la Commission de Contrôle :

(art. D 253-67 du CSS). 

  • Elle est chargée de présenter au Conseil d’Administration un rapport sur les opérations effectuées au cours de l’exercice écoulé et sur la situation de l’organisme en fin d’année. (premier § de l’art. D 253-75 du CSS). 
  •  Cette commission doit en outre procéder, à l’improviste, au moins une fois par an, à la vérification de la caisse et de la comptabilité de l’organisme (art. D 253-65 du CSS). 
  • La Commission de Contrôle est compétente, après examen des comptes de l’organisme, pour demander au Conseil d’Administration de mettre en jeu la responsabilité de l’Agent –comptable.
  • Elle détient les mêmes pouvoirs à l’encontre des Fondés de pouvoir de l’Agent –comptable (art. D 253-83 du CSS) 

Rappel : Un Agent -comptable qui refuserait de lui présenter sa comptabilité ou l’inventaire de ses fonds et valeurs est immédiatement suspendu dans les conditions prévues par l’article L 123-52 du CSS. 

 

II. Les modalités pratiques d’exercice de ces missions.

21. La portée du contrôle.

Le principe général est que les membres de la Commission de Contrôle ont toute liberté pour procéder aux investigations qu’ils jugent utiles, l’incertitude des contrôles susceptibles d’être demandés constituant justement un des éléments -clés de leur qualité.

Ils sont identiques à ceux mis en œuvre dans le cadre des contrôles diligentés par les organismes de Tutelle : Trésorerie Générale (TG) et Direction Régionale des Affaires Sanitaires et Sociales (DRASS).

 Dans les faits, le contrôle des administrateurs porte généralement sur les points suivants : 

  • Contrôle des valeurs présentes dans l’organisme le matin du contrôle 
  • Rapprochement du solde du brouillard de caisse avec l’encaisse réelle 
  • Rapprochement du solde des titres -restaurant présent en comptabilité avec le stock réel de chèques -déjeuner présents dans le coffre
  •  Contrôle des opérations portant sur : 

 - une journée comptable donnée.

 - un compte comptable donné. Par exemple, les pièces liées aux frais de formation sur septembre -octobre de l’année contrôlée.

Cela consiste à se faire amener les pièces comptables éditées par le système SICOMOR, et à rapprocher les écritures comptables qui y figurent des supports physiques qui les ont justifiées.

Par exemple, un remboursement de frais de déplacement doit comprendre l’état de frais de déplacement, la convocation ainsi que les suppléments divers (tickets de métro, note d’hôtel si le remboursement du découcher excède le forfait conventionnel, tickets de péage…)

  •  Vérification et demande de justification des soldes des comptes de tiers (état des créances et dettes de l’organisme) et des comptes financiers : rapprochement entre le solde figurant sur l’extrait de compte bancaire avec celui figurant dans les écritures comptables. Ce décalage doit être expliqué par des opérations de trésorerie qui n’ont pas encore transité par le compte financier de l’URSSAF ou par la non prise en compte dans les écritures de l’organisme d’opérations passées sur le compte et dont l’URSSAF n’a pas encore eu connaissance.
  •  Demande d’éclaircissements sur 

 - un circuit de travail mis en œuvre au sein du service comptable, 

 - un mécanisme financier, budgétaire ou comptable... Par exemple, le circuit d’encaissement des chèques, les modalités d’indemnisation de l’URSSAF dans le cadre de sa collecte du versement Transport, l’élaboration des prévisions de Trésorerie, le mécanisme des avances et de la dotation de fonctionnement, les comptes limitatifs, la durée de conservation des pièces justificatives…

 - les outils informatiques utilisés. Par exemple, le logiciel comptable Sicomor et ses différents modules (OPB budgétaire ; Inventaire, Tiers créanciers…) ; les logiciels de communication bancaire…

  •  Contrôle des égalités de la gestion du recouvrement, ainsi que de la concordance entre les opérations passées sur les comptes cotisants (dans le système de tenue des comptes SNV2), et les soldes globaux apparaissant en comptabilité. 
  • Examen de tout ou partie des documents comptables : Bilan, Comptes de résultats, Balances comptable et budgétaire, Grand Livre, Etat de développement des Restes à Recouvrer, Etats statistiques tenus par la Comptabilité…
  •  Rapprochement entre inventaire physique et inventaire comptable. 

22. Le cas particulier de chaque type de commission.

 L’éventail des contrôles cités ci-dessus, s’ils sont susceptibles d’être mis en œuvre lors de n’importe quelle séance de la Commission, est néanmoins plus fréquemment l’apanage des Commissions inopinées. 

En effet, la Commission qui se tient au mois de mars de chaque année, est généralement consacrée à l’examen critique des comptes de l’exercice écoulé. Pour ce faire, les membres de la Commission de Contrôle reçoivent, joints à leur convocation, des documents leur permettant un examen préalable : bilan, rapport financier de l’Agent –comptable accompagné de ses annexes...

 Le jour de la Commission, ils peuvent ainsi demander à l’encadrement de la Comptabilité de répondre à leurs questions préparées d’avance. Toute information contenue dans les documents précités est susceptible de donner lieu à questions, remarques ou interrogations, demande de fournitures de pièces justificatives…

A l’issue de cette Commission est préparé un rapport de la Commission de Contrôle, fidèle compte–rendu du déroulement de la séance, reprenant les échanges qui ont eu lieu lors de la Commission.

Ce rapport doit être annexé au compte financier (art. D 253-66 du CSS)

Ce document doit être signé par le président de la Commission et obligatoirement envoyé à la Tutelle avec le bilan et le rapport financier de l’agent –comptable. C’est son résumé que le président de la Commission lit devant le Conseil d’Administration. Bien que la Commission ait délégation du Conseil d’Administration, c’est à ce dernier qu’il appartient in fine d’approuver les comptes de l’exercice écoulé par un vote en son sein.

 

 

 

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